Las dificultades de Recursos Humanos en las PYMES

Recursos Humanos Nov 28, 2017

En Worky hicimos un estudio con más de 50 empresas para entender cuáles son los retos más grandes que enfrentan las PYMES en temas de RH.

En primer lugar se encuentra reclutamiento, seguido por el registro de incidencias y finalmente el proceso de incorporación de nuevos empleados.

Observamos estas tendencias tanto en empresas que usan proveedores de RH y cálculo de nómina, como en aquellas que hacen los procesos de forma interna.

Reclutamiento

Una de las principales características y sin duda uno de los mayores problemas que tienen las PYMEs es la alta rotación del personal. Con un promedio mayor al 25% de rotación anual, las necesidades de reclutamiento para estas empresas son gigantes y no cuentan con una herramienta integral, accesible y práctica para solucionarlo.

Habiendo conversado con PYMEs de diferentes tamaños e industrias, hemos ubicado tres diferentes dolores de cabeza — como lo consideran los Administradores — u oportunidades, como lo vemos en Worky. Los más comunes son la búsqueda del candidato, la filtración de los candidatos y el seguimiento de las entrevistas. Al investigar por qué surgen estos problemas, observamos que las pymes no invierten el suficiente presupuesto a esta actividad y, más allá, no tienen los procesos marcados detrás que aseguren el flujo y organización de información.

Búsqueda y Originación de candidatos o “Sourcing”

Existe una falta de planeación de las búsquedas; se sabe que se necesita una posición y hay un parálisis que ocurre antes de hacer la búsqueda activa. La principal duda es cómo dar con el candidato, si por publicaciones en periódicos, en línea o referidos. El siguiente bloqueo es el presupuesto, pues no se planea.

Si el recurso humano es lo más preciado de una compañía, ¿por qué las pymes no están dispuestas a invertir en esta búsqueda? Observamos que al momento de presupuestar, el equipo de RH no planea un presupuesto para estas búsquedas a pesar de que su rotación es alta. Si eres administrador de RH, te recomendamos guardar un presupuesto mensual para realizar estos esfuerzos. El uso de las plataformas en línea como Indeed, OCC, Computrabajo y LinkedIn te facilitará la vida.

Filtración de candidatos o “Filtering”

Ubicamos que uno de los temas más repetitivos y tediosos para las compañías es la revisión de cientos de CVs para desechar al 60% de los postulantes. Estos CVs van llegando por correo pero no se van almacenando de una forma organizada, esto es clave. Los “head hunters” lo organizan tanto que pasan menos de 5 segundos descartando un solo CV; es cuestión de fijar si el último rol y la educación corresponden con lo que estás buscando, con eso ya sabes si es suficiente para dar un derecho a entrevista.

¿No sería genial tener una herramienta que te ayude automáticamente y en cuestión de segundos, a desechar aquellos perfiles que se adaptan a lo que estás buscando? Algunas plataformas en línea como Indeed y LinkedIn te permiten hacerlo con un solo click.

Flujo y organización

Una vez filtrados los postulantes se vuelve muy complicado y tedioso darle seguimiento a todos ellos. Especialmente si la empresa cuenta con procesos complejos de reclutamiento que requieran una serie de entrevistas y obtención de retroalimentación de entrevistadores. En muchas ocasiones se pierde la información y el estatus no se comunica. Prácticamente observamos que si el entrevistado no tuvo un buen desempeño, se deja de darle seguimiento a su proceso y este queda colgado. Esto puede llegar a afectar la reputación del equipo de reclutamiento.

A la fecha no hemos encontrado un software de bajo costo y funcional que te permita seguir el proceso de entrevista de los candidatos. Muchas empresas lo hacen por memoria, las más estructuradas tienen un Excel funcional hecho por el mismo departamento de Recursos Humanos.

En Worky, estamos ideando una forma de ayudarte a estructurar más tus búsquedas. ¿Cómo le hacen en tu compañía? ¿Conoces a un software que te funcione? Comenta abajo.

Incidencias

El proceso de registro de incidencias se vuelve una dificultad cuando la empresa escala a más de 30 empleados; los recursos se vuelven más valiosos y se quiere tener mejor control de los gastos de la empresa. Los dueños ya no son tan flexibles con sus equipos y exigen más.

EL proceso actual es un ir y venir de información. El jefe le reporte las incidencias al admin de RH y este las sintetiza para el calculador de nómina. Además, toda esta información llega en distintos formatos y de distintas fuentes: las faltas o retrasos se procesan con el reloj checador; las vacaciones por petición escrita; los bonos directamente del jefe directo. Para agregarle aún más complejidad, se tiene que consolidar toda esta información cada periodo de pago y adaptar a un formato útil para cada sistema de nómina.

En Worky vemos una oportunidad gigante de automatizar esto. Imagínate registrar esto de tal forma que se vayan guardando en un formato público en el cual el jefe y el empleado tienen visibilidad, y este mismo sirve para el cálculo de la nómina. Prueba nuestro módulo de incidencias, verás lo fácil que es y el tiempo que te ahorrará. Libérate de la manualidad.

Incorporación de nuevos empleados

El alta de un empleado no solo implica la recopilación de toda su documentación para incorporarlo a la nómina, sino que también el asegurarse que conozca la estructura organizacional de la empresa, los procesos / políticas internas y cómo va a interactuar con las distintas áreas.

Recopilación

La recopilación, hasta ahora, está sujeta a que se obtenga por iniciativa del departamento de RH o del proveedor de servicios. Esta petición frecuentemente se queda perdida y nadie de la organización, más que el de RH, sabe en qué proceso está el candidato. Observamos que esta falta de comunicación genera desconfianza en el departamento de RH.

Al alertarnos de esta tendencia, hicimos fácil su compilación. Con Worky, simplemente registra el nombre completo del empleado y su correo. El sistema le enviará un correo al candidato para que él mismo suba la información a Worky. El Admin de RH tendrá acceso a toda esta información y solo necesitará verificarla. Para la verificación de su documentación, sigue estos pasos.

Organización

¿Tu PYME tiene un organigrama actualizado al que tú tienes acceso? Seguramente no. De las 40 PYMES que observamos, ninguna lo tuvo, al menos no actualizado en los últimos 6 meses. Es un proceso manual que toma tiempo. Para esto está Worky. Nuestro sistema te permite asignar jefes y áreas de tal forma que la estructura organizacional quede automáticamente actualizada. Así de sencillo.

Además, permitimos que publiques tus políticas y procesos dentro de Worky para que los empleados tengan un rápido acceso a todos estos datos. Los empleados desde hoy podrán solucionar sus propias dudas.

Creemos que el departamento de Recursos Humanos es el más valioso de la empresa. El Admin de RH es el encargado de armar la cultura y la imagen de la compañía hacia sus empleados. El debe de empujar que su departamento pruebe nuevos softwares y tecnologías, y estas en torno, faciliten el flujo de comunicación y procesos internos.

En Worky queremos automatizar todas las actividades administrativas del Admin de RH para que se pueda enfocar en lo que más agrega valor a la compañía: Reclutamiento, Planes de Carrera, Entrenamientos. ¿Eres Admin de RH de una PYME? Pruébanos gratis, sin consecuencias. Solicita tu prueba aquí.