Cada vez que iniciamos un nuevo trabajo la empresa a la que nos unimos debe crear un expediente laboral. Esto es solamente un archivo donde se recopila información y documentos necesarios sobre la formación, el puesto, el salario y otros documentos probatorios de la relación laboral que se tiene con la empresa.

Es importante que como jefe o dueño de una compañía se realicen los expedientes de manera correcta, ya que estos son necesarios para cumplir con aspectos legales y fiscales, además puede servir en dado caso haya algún problema con el contrato u otros aspectos de la relación laboral entre empleado y empresa.

Cuando uno ingresa a un nuevo trabajo la compañía pide ciertos papeles para comenzar el expediente, estos pueden ser el acta de nacimiento, examen médico, inscripción al RFC, alta en el seguro social, contrato, comprobante de domicilio, CURP, cédula profesional o currículum que demuestren grados académicos o conocimientos especializados, entre otros, dependiendo de la empresa.

Durante toda la vida laboral de una persona se irá incorporando documentación e información importante sobre aspectos del trabajo a este expediente. Por ejemplo, si en dado caso alguien se enferma y pide estos días, las incapacidades médicas se incorporarán al expediente laboral. Cualquier modificación al contrato de trabajo, cambio de salario, ascensos, reportes de desempeño, así como cartas de renuncia o actas administrativas también se guardarán por la compañía.

Puede ayudar a resolver conflictos

Varias dependencias de gobierno como la Secretaría del Trabajo o el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) podrían sancionar a una empresa si en dado caso no cuenta con este control administrativo. Asimismo, si en dado caso hay algún problema como demanda por incumplimiento de contrato o despido injustificado, el expediente servirá como documentación probatoria y ayudará a la resolución del conflicto.

Otra de las cosas que se deben incorporar y es muy importante es el pago de salario y prestaciones, por ejemplo los recibos de nómina, todas las remuneraciones y prestaciones que se reciben, y también las deducciones que se efectuaron durante el tiempo del trabajador por la empresa. Asimismo, el comprobante de pago del aguinaldo también debe establecer cuántos días se le dio a la persona y cómo se sacaron estas cuentas.

Si la persona tomó vacaciones también se debe incorporar una constancia de que la persona no asistió al trabajo por ciertos días, en dado caso no haya disfrutado de los seis días de ley, se debe establecer que aún le quedan días por disfrutar en algún otro periodo. De igual manera también el recibo del pago de la prima vacacional debe incluirse.

Quién debe hacer el expediente

Para un jefe de empresa es importante mantener el control administrativo de la forma más clara y ordenada posible ya que esto crea seguridad y estabilidad en una compañía, al estar al corriente de pago de sueldos y salarios, así como demostrar que se han respetado los derechos de los trabajadores.

Al realizar este tipo de expedientes se recomienda que se contrate a un profesional, ya sea a un abogado o persona que tenga conocimientos de la Ley Federal del Trabajo, o incluso a algún despacho de recursos humanos, dependiendo del tamaño y necesidades de cada empresa.

Cuando una relación laboral termina, el expediente del trabajador deberá permanecer guardado al menos durante seis años para que la empresa pueda protegerse en caso de problemas legales. Como trabajador también es recomendable quedarse con una copia de documentos importantes como contratos, pagos, vacaciones y cualquier otro que ayude en dado caso a hacer un reclamo si la empresa falla en el cumplimiento de los derechos.