La gestión administrativa y operativa en las grandes empresas no es tarea fácil. Estas dos partes deben lograr la eficiencia empresarial, para así darle un gran servicio a nuestros clientes, así como a las organizaciones externas o dependencias gubernamentales. Pero si queremos que estos procesos mejoren, debemos reconocer que todos involucran a nuestros colaboradores y al departamento de RH.
Por esto mismo, no podemos dejar de lado a nuestro equipo de trabajo, al tener un proceso de pre nómina y nómina manual, lento y deficiente. Por ello, digitalizar los procesos de pre-nómina, es clave para tener un funcionamiento empresarial óptimo.
Con esto en mente, en este artículo queremos repasar y responder preguntas comunes que podrías tener al lidiar con este proceso de transición, entre una pre nómina y nómina manual a una más optimizada y automatizada, por medio de la digitalización.
A medida que tu equipo de trabajo crece y las variables a considerar para el cálculo de la nómina aumentan, el pago de nómina en efectivo y en general, los procesos de gestión de recursos humanos manuales, se vuelven más complejos; particularmente los que tienen que ver con el registro e informe de incidencias. Por desgracia, no siempre se cuenta con las herramientas tecnológicas para ello.
Así que a continuación te compartimos el paso a paso para digitalizar el pago de nómina, para que puedas generar la pre nómina y tu reporte de nómina.
Al realizar un pago de nómina como empresa, este puede ser manual o por transferencia bancaria, de forma quincenal o mensual. Pero ya que conoces que los procesos manuales no son ideales, la forma de pago más común que utilizan las empresas, por su posibilidad de automatización y agilidad, es la transferencia bancaria. Así que conoce cómo realizarla con Worky y al terminar, ahondemos en sí es mejor realizar los pagos de manera quincenal o mensual.
Ambas alternativas tienen sus ventajas para empresas y colaboradores, pero al respecto, debes saber que la Ley Federal del Trabajo establece que el plazo máximo para el pago de salarios, en el caso de trabajadores que no desempeñan tareas materiales, es de 15 días.
Sin embargo, muchas empresas mexicanas optan por el pago mensual de la nómina con la finalidad de generar el cálculo de nómina en una sola ocasión, lo cual puede ayudar a sus colaboradores a evitar gastos hormiga y administrar mejor su dinero.
Determinar qué es mejor entre el pago de quincena o mensualidad, dependerá de las necesidades de cada empresa, pero, en cualquier caso, automatizar este proceso, es clave para efectuar el pago a tiempo y sin errores. En resumen, lo importante no es si es pago de quincena o mensualidad, sino que será igual de sencillo para la empresa el proceso de pagar la nómina.
Para hacer el pago de nómina por transferencia bancaria con ayuda de Worky, solo tienes que hacer lo siguiente: Haz un chequeo doble en Zentric, donde puedes hacer el pago de manera inmediata. De esta forma podrás hacer registro y control de incidencias, cálculo y pago automatizado de la nómina (incluyendo finiquitos, aguinaldos, percepciones adicionales y retención de impuestos). Al igual podrás enviar recibos de nómina y timbrado ilimitado de recibos de nómina en versión 3.3 o 4.0.
Como ves, Zentric es la plataforma para el cálculo de nómina y seguridad social integrada a Worky, con la que es posible evitar errores y multas, al agilizar los procesos previos y posteriores al cálculo de nómina.
Para evitar contratiempos en el pago de la nómina, te recomendamos dejar claro cuál es el motivo de los descuentos que se le realizan a tus colaboradores. Así que busca la transparencia de estos procesos al evitar obviarlo. Cuando esta falta de comunicación ocurre, es porque no se tiene un sistema de gestión adecuado, de este modo es muy posible que se produzcan malentendidos e incluso, problemas legales.
Así que recuerda comentarles las deducciones más importantes que se aplican en México, por ejemplo la del INFONAVIT, el Seguro Social, el ISR, el Fondo para el Retiro y en algunos casos, la caja de ahorro.
Este desglose lo puedes compartir por correo electrónico y en tu plataforma de RH. Si tienes Worky, esta documentación la puedes compartir por medio de la misma plataforma. De esta manera, tu empresa, equipo de RH y colaboradores podrán tener mayor visibilidad y control de los documentos.
Como ya lo comentamos, digitalizar tus esfuerzos a través de un software de recursos humanos es el siguiente paso para agilizar tus procesos de pre nómina y nómina.
Pero tal vez te preguntarás, ¿cómo es que esto funciona?, parte de ello es tener conciencia de las incidencias internas, ya que estas tomarán en cuenta las vacaciones tomadas y una correcta gestión de las horas trabajadas, para hacer estos procesos de pre nómina, más rápido y sencillos.
Para ello, te recomendamos el formato de Excel que Worky que es de gran ayuda para continuar con esta importante labor administrativa.
Ahora que tienes tu pre nómina, conoce los específicos de la integración de Zentric y Worky para agilizar tu proceso de nómina.
Zentric es la mejor plataforma para el cálculo de la nómina por su seguridad social en la nube, entre sus funcionalidades se destacan:
Cálculo de nómina automático y en tiempo real.
Timbrado ilimitado (además de tener la opción de timbrado parcial).
Dispersión de nómina.
Envío directo al IDSE de tus trabajadores.
Envío automático de los recibos de nómina a tus colaboradores.
Manejo de varias empresas y usuarios ilimitados.
100% en la nube, sin instalaciones y posible uso en diferentes dispositivos.
La integración que tenemos actualmente va más allá de tener una plataforma de recursos humanos y otra de nómina, estamos buscando una sinergia, por lo que llevamos esta alianza hasta el aspecto tecnológico para agregar valor y beneficios a nuestros clientes.
Agilizamos y automatizamos procesos que hoy en día se hacen manualmente y llevan mucho más tiempo en realizarlo.
Como siempre, queremos darle valor a tu empresa, por lo que en Worky centralizamos cuatro funciones fundamentales, calendario, incidencias, pre-nómina y nómina, al igual que reloj checador. Al igual, integramos cinco funciones más para complementar tu administración de recursos humanos como comunicados institucionales, capacitaciones y encuestas. Con Worky, preocúpate en lo que realmente importa.