¿Qué información necesito para armar mi prenómina?

Hacer la pre nómina de forma interna no es tarea fácil. Y empezar a generarla desde cero por primera vez puede ocasionar que surjan muchas dudas como: ¿qué pasos seguir para generar una prenómina?, o ¿cómo hago para que mis colaboradores reciban siempre la suma correcta de dinero, aunque haya descuentos o bonos por considerar en su salario?

Para ayudarte a solucionar estas dudas acerca de dicho proceso, te queremos compartir los aspectos básicos que debes tener en cuenta para generarla correctamente.

¿Qué es la prenómina?

La pre nómina es el cálculo que debes generar antes de realizar el pago de los salarios y representa una responsabilidad compartida de los departamentos de Contabilidad y de Recursos Humanos, para garantizar que cada colaborador reciba la remuneración exacta por su trabajo en un determinado tiempo, ya sea que se pague de forma semanal, quincenal o mensual.

El proceso de prenómina significa realizar el conteo detallado del tiempo que se haya trabajado, así como la recopilación de todas aquellas incidencias individuales que puedan haberse presentado durante el ciclo a pagar para cada colaborador. Basándose en esos datos, se hace el cálculo final de la nómina.

De ahí la importancia de tener control total y eficacia en el registro de cada una de las incidencias relacionadas con tus colaboradores.

¿Qué son las incidencias en la prenómina?

Son factores que pueden llegar a cambiar mes con mes y afectan el pago de un trabajador, por ello es importante llevar un control detallado de la nómina de sueldos, así como registrar todos los movimientos de tus colaboradores.

Algunas de las incidencias que debes considerar en tu pre nómina, son:

- Faltas: La vida es impredecible y nadie sabe en qué momento alguien del equipo necesite ausentarse del trabajo por una causa de fuerza mayor. Es por esto que las empresas tienen que mostrar flexibilidad para con sus colaboradores y acordar un determinado número de faltas permitidas, ya sea en la quincena o en el mes.

Pero, por supuesto, también es muy importante que los involucrados notifiquen el imprevisto a la brevedad, para así evitar cualquier sanción de tipo económico al acumularse determinado número de ausencias.

- Retardos: Son muchos los factores externos que pueden hacer llegar tarde a una persona, sin embargo, es importante que los colaboradores prevean los factores que se pueden dar en el trayecto al trabajo para poder llegar a tiempo al trabajo y evitar las incidencias por retardos.

- Omisiones de entrada y salida: La gran mayoría de las empresas lleva el control de entrada y salida de sus trabajadores, por lo que una parte importante es que se lleve un registro correcto de las entradas y salidas, sin embargo, si se olvida hacerlo es importante notificarlo para que se tenga presente al momento de realizar el reporte.

- Días personales: Estos días se manejan a discreción de la organización, por ejemplo, en muchas ocasiones hay empresas en las que se labora todo el año (incluyendo días festivos) y es debido a esto que los colaboradores se pueden tomar uno o dos días al mes pagados dependiendo el esquema laboral que se maneje internamente.  

- Incapacidad: A veces un colaborador puede enfermarse o tener algún accidente que le impida acudir a su lugar de trabajo, es por esto que este tipo de situaciones necesitan ser notificadas y se deben presentar los documentos correspondientes conforme a lo que especifica el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), para que quede el registro correspondiente y se puedan ajustar las cifras a pagar.

- Incapacidad por maternidad: En este caso es importante recalcar que la ley permite a las colaboradoras ausentarse por 42 días antes y después del parto, además que para los nuevos padres de familia se otorgan cinco días de licencia, todo esto con goce de sueldo.

- Periodo de lactancia: Este periodo se aplica en los seis meses posteriores al parto en los cuales se permite a las colaboradoras dos reposos de media hora por día o reducir una hora su jornada laboral.

- Vacaciones: También hay que tomar en cuenta que, al cumplir un año dentro de una empresa el colaborador tiene derecho a gozar de mínimo 6 días de vacaciones con goce de sueldo, los cuales también tienen un impacto dentro del cálculo final de la nómina.

¿Qué son las percepciones en la prenómina?

Las percepciones son todos aquellos ingresos económicos que tendrá un colaborador en su cheque de acuerdo con las funciones que desempeñe dentro de la empresa. Son los mismos que normalmente se tienen contemplados al momento de integrarse a los equipos y que estos toman en cuenta incluso desde el proceso de selección, por lo que nos sirven como base para la pre nómina.

Algunas de las percepciones que se deben de considerar son:

- Salario: Es, simplemente, su sueldo, es decir, la cantidad de dinero que recibe el colaborador de manera periódica por el trabajo que se realiza.

- Horas extra: Cuando el trabajador debe laborar más tiempo del establecido en su contrato es necesario que se pague en su nómina el tiempo proporcional al horario normal, sin embargo, este no debe exceder un determinado número de horas.

-Bonos: Muchas empresas buscan darles incentivos a sus colaboradores a través de un bono con valor monetario, este puede ser por puntualidad, logro de objetivos o antigüedad y es la misma organización la que establece los montos y/o periodicidad de los mismos.

Como puedes ver, este es tan solo el punto de partida ya que hay muchos otros rubros que tenemos que tomar en cuenta y que inciden en nuestros registros y en los pagos al final del período

¿Qué son las deducciones de la pre nómina?

Las deducciones en la nómina es la parte que se descuenta al salario y siempre se debe mantener al colaborador informado de las posibles afectaciones a su sueldo final.

Esta es la parte más compleja de todo este proceso, ya que, si no se tiene un control claro sobre cada caso, puede prestarse a malos entendidos, quejas o reclamaciones por parte de la plantilla laboral.

Algunas de las deducciones de nómina que se consideran por ley en las empresas son:

- INFONAVIT: Cada uno de los trabajadores tiene el derecho a adquirir un patrimonio, es por esto que cada mes se le descuenta una parte que va al fondo de ahorro de esta compañía.

- Seguro social: La salud es uno de los temas más delicados e importantes en el día a día, por esto todos y cada uno de los colaboradores que pertenecen a una empresa es deben estar inscritos al IMSS, ISSSTE o bien, deben tener acceso a un seguro de salud privado.

- ISR o impuesto sobre la renta: El impuesto sobre la renta se calcula con base en la tabla publicada en el Diario Oficial de la Federación con respecto a la Miscelánea Fiscal para 2022.

- Fondo para el retiro: El Sistema de Ahorro para el Retiro es una deducción opcional, y cada colaborador tiene el derecho de decidir si desea tener una cuenta con alguna de las instituciones financieras autorizadas por la Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro.

- Caja de ahorro: Esta prestación no es obligatoria, pero algunas empresas la manejan y significa una parte del salario que se retiene al colaborador, pero se libera al final de cada año.

Es importante tomar en cuenta que la mayoría de estas deducciones están contempladas por la ley, de forma que es importante incluirlas en los reportes no solamente por el cálculo para la operación diaria y las erogaciones que se hagan al presupuesto, sino sobre todo en caso de que se presente alguna auditoría o la salida de algún colaborador haga necesaria la consulta de registros, a fin de evitar problemas financieros, contables o legales.

¿Cómo puedo automatizar la pre nómina?

Como vimos anteriormente, hacer el cálculo de la pre nómina parece fácil, sin embargo, a medida que las empresas crecen, los colaboradores cambian de puesto, de responsabilidades o de horario laboral, se deben considerar aún más factores que complican el proceso y que exigen mayor control del mismo.

Equivocarse en los procesos manuales es algo inevitable, pero es necesario tener muy claro que este tipo de errores pueden llegar a ser muy costosos, así como generar molestias y malos entendidos con los colaboradores. Por ello, apostar por la tecnología y la digitalización del departamento de Recursos Humanos es imprescindible.

Por eso, cualquier empresa en crecimiento se encuentra en ese momento clave para pasar del Excel a una herramienta que agilice el proceso con un margen de error mínimo que evite costos extra debido a los fallos en la gestión de algo tan delicado como puede ser la nómina.

Con el apoyo de la plataforma adecuada, los responsables de los departamentos de Recursos Humanos, pueden invertir mejor su tiempo en tareas estratégicas que les permitan enfocar sus energías en beneficio de sus objetivos de negocio, en lugar de perder valiosas horas en hacer cálculos manuales.

Razones para dejar de usar Excel para calcular la pre nómina:

Llevar tu prenomina en Excel únicamente es una mala idea, y aquí te compartimos algunas de las razones por las que deberías de apoyarte en herramientas que agilicen y automaticen dicho cálculo:

• Lo que al principio es un archivo y/o una pestaña se convierte fácilmente en decenas y decenas de documentos que no están centralizados, que puedes perder y que se vuelven confusos con el paso del tiempo.

• Los cálculos manuales son más propensos a errores, sobre todo cuando se trata de nóminas de más de 50 colaboradores o se deben registrar diversas incidencias como percepciones extras o deducciones.

• No es seguro tener estos archivos de Excel en una sola computadora o en una memoria USB. Incluso que más de una persona los tenga puede generar diferencias entre los datos que lleven a cálculos erróneos.

• No tienes certeza de dónde se encuentra localizada la información, ni de si es la versión final o correcta. Esos datos son susceptibles de perderse o de caer en manos de personas no autorizadas, siendo información sensible.

Recordemos que Excel es un software general que no está especializado en la gestión de capital humano, por lo que se requiere de una plataforma digital que traduzca los datos vertidos en las hojas de cálculo, a fin de generar un cálculo de pre nómina correcto.

Eso sin tomar en cuenta otros muchos factores (rotación de personal, cambio de equipos de cómputo, problemas informáticos que generen pérdida de información) que inciden negativamente en el seguimiento a incidencias y en el cálculo de prenómina de los colaboradores.

¿Por qué debería usar un software de RH para calcular la prenomina?

De entrada, porque con un software de RRHH como Worky podrás llevar el reporte de las incidencias, deducciones y percepciones de una forma más adecuada y no tendrás que preocuparte por que se te pase registrar toda la información de cada uno de tus colaboradores.

Además de obtener beneficios como:

• Ahorro de tiempo en el cálculo, evitando al mínimo la cantidad de errores comunes y recurrentes como olvidar contabilizar horas extras, permisos o faltas.

• Automatización de un proceso que puede ser pesado y repetitivo cada quincena o cada mes a lo largo del año.

• Digitalización de tu empresa y sobre todo del departamento de recursos humanos centralizando esta información importante y delicada.

• Seguridad de que tu información se encuentra disponible desde la nube para acceder a ella en cualquier momento.

Lo ideal y más recomendable es usar un software de Recursos Humanos que no solo registre las incidencias y calcule la pre nómina, sino que también se encargue de otras tareas de vital importancia para el negocio como tener un directorio y organigrama de todos los colaboradores, un calendario para conocer aniversarios, vacaciones, reloj checador y hasta app móvil para tener toda esta información en la palma de la mano.

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