Cómo crear un flujo de trabajo eficiente

El ambiente laboral que existe dentro de tu empresa será determinante para que tus colaboradores se encuentren a gusto con lo que hagan y que de esta forma se puedan crear equipos de trabajo que saquen adelante y en tiempo los proyectos dentro de la empresa. 

Por esta razón es importante que dentro de la empresa comiences a realizar un análisis de la forma en que todos se sienten al momento de realizar sus labores y analizar los flujos de trabajo que hay dentro de cada uno de los equipos. De esta forma podrás encontrar factores que ocasionan fallas en el equipo o que hacen que existan retrasos en los proyectos. 

A continuación te daremos algunos tips para que exista más orden dentro de tu empresa y buenos flujos de trabajo.

Haz uso de un organigrama horizontal

A través de este organigrama se pueden determinar los procesos y flujos de trabajo de una manera autónoma, ya que en él no existen los niveles de jerarquía por lo que cada equipo de trabajo que tenga tu empresa puede tomar decisiones por sí misma y que sean a beneficio de todos. 

En Worky podrás acceder a la herramienta de organigrama y crear los equipos de trabajo con los que está conformada tu empresa, además de que todos podrán tener acceso a este y tener a la mano la información de los colaboradores que conforman el equipo y sus flujos de trabajo.

Realiza encuestas de satisfacción constantes

Para conocer el clima laboral de tu empresa y los equipos en ella, es importante que constantemente estés realizando encuestas en las que puedas conocer cómo se sienten tus colaboradores dentro de los equipos de trabajo, qué aspectos considera necesarios cambiar, cuáles serían las cosas que hay que mejorar y también las que hay que eliminar. 

A través de Worky tendrás la posibilidad de generar evaluaciones tanto para los colaboradores, como para los coordinadores de los equipos de trabajo, de esta forma podrás conocer todos los puntos de vista.

Conoce bien a tu equipo

Para que el flujo de trabajo pueda funcionar de forma adecuada es importante que conozcas bien al equipo de trabajo con el que estás trabajando y que ellos te mencionen en qué cosas trabajan más rápido y cuales les cuestan menos trabajo, de esta forma podrá delegar tareas a las personas adecuadas y no habrá problemas con que alguien se detenga por no saber cómo trabajar en algo.

Fija metas y objetivos constantes

Para que todo el equipo pueda trabajar de una forma más adecuada y que cumpla con ciertos tiempos, es importante que definas en conjunto con ellos los tiempos de entrega en los trabajos y que pongas metas e incluso algún tipo de incentivo que motive a todos a hacer un buen trabajo. 

Estos objetivos los puedes hacer de manera semanal, quincenal o mensual según el tipo de proyecto en el que se esté trabajando y te ayudará a llevar un orden dentro de los niveles de importancia que tenga el proyecto.

Permite que tus colaboradores tomen descansos

Dependiendo del trabajo que se realice, algunos requieren de estar largas horas laborando, por lo que es importante que permitas que tus colaboradores se relajen por lapsos de 15 o 20 minutos, los cuales les ayudarán a despejar la mente y regresar con mejores ideas a su espacio de trabajo.

Además muchas compañías están optando por tener espacios dedicados al esparcimiento, lo cual mejora la productividad y permite que los colaboradores se despejen del estrés del día a día.

Gestiona de forma eficiente la información

En muchas ocasiones algo que puede ocasionar que el flujo de trabajo se atore es que los colaboradores no puedan acceder a toda la información del proyecto o los trabajos que se estén realizando, por esto es importante que todo se encuentre concentrado en un sólo sitio o una nube a la que todos puedan acceder y subir archivos. 

También es importante que exista un buen orden dentro de las carpetas de trabajo y que todos  respeten el orden establecido para evitar la pérdida de los archivos o que estos estén regados por todos lados.

Utiliza herramientas digitales

Para que tú y los colaboradores puedan optimizar la forma y flujo de trabajo, es importante que te apoyes de la gran variedad de herramientas que podemos encontrar en internet, ya que a través de ellas podrás programar actividades, organizar el proyecto, almacenar o enviar archivos, entre otras cosas que te ayudarán a mejorar el desempeño de todos dentro de la empresa. 

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