La firma electrónica de documentos se ha convertido en una necesidad. Y es que, actualmente, debido al modelo de trabajo híbrido y colaboración a distancia, muchas empresas requieren validar diversos documentos, celebrar contratos, documentar y acusar recibos de manera no presencial.
Diversas organizaciones nacionales e internacionales han adoptado las firmas digitales como un método válido de formalización y documentación, gracias a sus ventajas como: reducción de costos, mejora en la organización y gestión de contratos a distancia tras la crisis sanitaria de los últimos años, entre otros.
Por eso, en Worky te explicamos qué es la firma electrónica y las leyes mexicanas que aseguran su uso.
¿Qué es la firma electrónica?
Las firmas electrónicas son un conjunto de autenticaciones que identifican una transacción de forma digital, confirmando su consentimiento, con la misma validez que una firma manuscrita en papel.
Los países que permiten su uso, reconocen las siguientes funciones con validez legal
- Identificar a una persona.
- Confirmar que esta sea participante de un contrato.
- Asociar el contenido de un contrato a su firmante.
- Probar el consentimiento de las reglas del contrato.
- Probar que el firmante estuvo en un lugar en particular en un tiempo determinado.
Su utilización ayuda a agilizar procesos y ahorrar tiempo, ya que facilita el gestionar documentos a distancia y prácticamente de inmediato.
¿Es válida la firma electrónica en nuestro país?
La firma autógrafa es comúnmente aceptada como la forma legal de expresar el consentimiento en un contrato. Sin embargo, disposiciones legales, como el Código Civil Federal, el Código de Comercio, el Código Federal de Procedimientos Civiles y la NOM-151, reconocen y permiten el consentimiento y manifestación de aceptación por medios electrónicos, así como el uso de las firmas electrónicas.
Lo que dice la ley
El Código Civil Federal establece que el consentimiento de un contrato puede ser expreso o tácito:
Artículo 1803.- El consentimiento puede ser expreso o tácito, para ello se estará a lo siguiente:
I - Será expreso cuando la voluntad se manifiesta verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, o por signos inequívocos.
II - El tácito resultará de hechos o de actos que lo presupongan o que autoricen a presumirlo, excepto en los casos en que por ley o por convenio la voluntad deba manifestarse expresamente.
Así, el Código Civil establece que el consentimiento expreso podrá otorgarse a través de medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología. Por lo tanto, este tipo de rúbrica, podrá ser utilizada para externar la voluntad de las partes en un contrato.
Ahora bien, en México existe la distinción entre firma electrónica simple y firma electrónica avanzada.
Es así como en nuestro país, se exige que aquellas transacciones requeridas por el gobierno federal sean autenticadas por un certificado digital. Sin embargo, la mayoría de las transacciones comerciales y empresariales solo necesitan de un firmado electrónico simple para asegurar su validez.
¿Qué usos se le puede dar a la firma electrónica en México?
Las firmas electrónicas simples se pueden utilizar para fungir como acuse de recibo, así como la celebración de diversos contratos y distintos tipos de documentos comerciales y empresariales, tales como:
• Contratos de prestación de servicios, de compra o de trabajo
• Recibos, boletines y avisos
• Contratos de confidencialidad
• Notificaciones comerciales, corporativas, clínicas
• Aprobación de cotizaciones
• Notificaciones de cambio de términos y condiciones de uso
• Entre otras
Por otro lado, no se recomienda utilizarlas para documentos que tengan como propósito su judicialización, como, por ejemplo, pagarés y también quedará fuera la celebración de contratos en donde la ley exige una firma autógrafa, o bien, una forma específica, como podría ser la compraventa de inmuebles.
¿La firma electrónica es segura?
Muchas personas dudan de utilizarla, al temer que esta pueda ser vulnerada fácilmente.
Sin embargo, uno de los mayores beneficios del uso de la tecnología para generar rúbricas es que, tanto en el firmado simple como en el avanzado, el emisor como el firmante están involucrados en una transacción segura, que genera registros electrónicos que garantizan la validez del documento.
De esta manera, y a través del uso de este tipo de digitalización, se tiene un mayor control y se evitan errores humanos tales como daño o pérdida de documentos físicos o falsificación manual.
En Worky, utilizamos todos estos parámetros para poder brindar a nuestros clientes la validez jurídica de la firma legal en el módulo de recibos de nómina, específicamente en la firma de estos recibos. Para ello, confirmamos que el usuario que requiere firmar es la misma persona, así como la hora y fecha en la que se registra esa rúbrica, para que esta tenga validez jurídica, en caso de que nuestros clientes lo lleguen a necesitar.
Sabemos que la digitalización de los procesos ya no es un lujo, sino una prioridad para hacerle frente a los retos de la nueva normalidad y queremos apoyarte para que la aproveches al máximo en tu empresa.
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