La firma electrónica se ha convertido en una herramienta esencial en el entorno empresarial moderno, especialmente con el auge del trabajo híbrido y la colaboración a distancia. Su adopción permite validar documentos, celebrar contratos y gestionar acuerdos sin la necesidad de presencia física, ofreciendo ventajas como la reducción de costos y la optimización de procesos.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o están asociados a un documento digital, permitiendo identificar al firmante y manifestar su consentimiento sobre el contenido del documento. En México, las firmas electrónicas tienen la misma validez legal que una firma manuscrita en papel y cumplen funciones como:
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Identificar a una persona.
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Confirmar la participación de esa persona en un contrato.
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Asociar el contenido de un contrato a su firmante.
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Probar el consentimiento de las reglas del contrato.
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Demostrar que el firmante estuvo en un lugar y momento determinados.
Su uso agiliza procesos y facilita la gestión de documentos a distancia de manera inmediata.
Tipos de firma electrónica en México
En el contexto mexicano, existen principalmente dos tipos de firmas electrónica:
1. Firma Electrónica Simple (FES): Es cualquier dato electrónico consignado en un mensaje de datos que permite identificar al firmante y manifestar su aprobación de la información contenida. Aunque tiene validez legal, su nivel de seguridad y autenticidad es menor en comparación con la firma electrónica avanzada.
2. Firma Electrónica Avanzada (FEA): Es una firma electrónica que cumple con requisitos específicos de seguridad, como la posibilidad de identificar al firmante de manera inequívoca y estar vinculada únicamente a él. En México, la e.firma otorgada por el SAT es un ejemplo de FEA y tiene la misma validez que una firma autógrafa.
La Importancia de la NOM-151
La NOM-151-SCFI-2016 es una norma oficial mexicana que establece los requisitos para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos, garantizando su integridad y autenticidad a lo largo del tiempo. Esta norma es crucial para asegurar que los documentos electrónicos no hayan sido alterados desde su creación, proporcionando certeza jurídica en transacciones digitales.
Beneficios de la NOM-151:
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Autenticidad: Garantiza que el documento proviene del autor que lo firma.
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Integridad: Asegura que el contenido del documento no ha sido modificado.
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Conservación: Establece métodos para la preservación y recuperación del documento en el tiempo.
La legislación mexicana reconoce y permite el uso de la firma electrónica a través de diversas disposiciones legales, como el Código Civil Federal, el Código de Comercio y la NOM-151. Estas normativas establecen que el consentimiento en un contrato puede manifestarse por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología, otorgando a las firmas electrónicas la misma validez que a las firmas manuscritas.
Implementación de Firmas Electrónicas en Worky con Cumplimiento de la NOM-151
Worky, comprometido con la innovación y la seguridad jurídica, ha integrado en su Módulo de Documentos y Firma Digital las funcionalidades de Firma Electrónica Simple (FES) y Firma Electrónica Avanzada (FEA), ambas con constancias de cumplimiento de la NOM-151. Esto permite a las empresas gestionar sus documentos electrónicos con total confianza y respaldo legal.
Proceso de firma en Worky:
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Generación del Documento: Se crea el documento dentro del módulo de Worky.
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Solicitud de Firma: Al enviar el documento para su firma, se puede seleccionar entre:
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Firma Simple: Proceso estándar de firma electrónica.
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Firma Simple con Constancia NOM-151 y Sello de Tiempo: Se añade una constancia de conformidad de la NOM-151 y un sello de tiempo al documento firmado.
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Firma Electrónica Avanzada (FEA): Requiere que el firmante cargue los certificados y contraseñas de la e.firma otorgada por el SAT.
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Visualización de Documentos: Todos los firmantes pueden acceder y firmar los documentos desde la aplicación móvil de Worky.
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Detalle del Documento: En la sección de "Enviados", se puede ver el detalle y las constancias de cada documento generado.
Información complementaria de los firmantes:
Para aumentar la certeza jurídica, Worky registra y muestra en la vista "Detalle del documento" la siguiente información de todos los involucrados:
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Nombre y datos de usuario en Worky.
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RFC y CURP.
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Datos del dispositivo utilizado para la firma.
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Dirección IP.
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Fecha y hora de generación y firma del documento.
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Datos de aceptación del uso y validez de la firma digital.
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Datos de aceptación del Aviso de Privacidad.
Beneficios de utilizar Worky para la gestión de firmas electrónicas
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Cumplimiento Legal: Al adherirse a la NOM-151 y otras normativas mexicanas, Worky asegura que las firmas electrónicas realizadas a través de su plataforma tienen plena validez legal.
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Seguridad y Confidencialidad: La recopilación de información detallada de los firmantes y el uso de certificados digitales garantizan la autenticidad e integridad de los documentos.
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Eficiencia Operativa: La posibilidad de gestionar y firmar documentos de manera electrónica reduce tiempos y costos asociados a procesos manuales.
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Accesibilidad: Los firmantes pueden acceder y firmar documentos desde cualquier lugar y dispositivo, facilitando la colaboración a distancia.
Conclusión
La adopción de firmas electrónicas con respaldo de la NOM-151 es esencial para las empresas que buscan modernizar sus procesos y garantizar la validez legal de sus documentos digitales. Worky ofrece una solución integral que no solo cumple con las normativas vigentes, sino que también proporciona herramientas adicionales para asegurar la autenticidad, integridad y conservación de los documentos electrónicos, adaptándose a las necesidades del entorno empresarial actual.
Si tienes dudas acerca de cómo usar las firmas digitales certificadas con la NOM-151 en tu cuenta de Worky, contáctanos en nuestra área de soporte.