Fiestas: control de vacaciones para no desatender áreas clave

Tener un control de vacaciones de tus colaboradores que sea realmente efectivo es un reto. Sobre todo, en temporada de fiestas, cuando muchos desean hacer uso de sus días de descanso; en ocasiones, al mismo tiempo.

Se sabe que aproximadamente 150,000 empresas en México no cuentan con un balance y saldo de vacaciones al día, lo que puede llevar a confusiones y desorganización que afecten a la productividad.

Para que evites que áreas clave de tu negocio queden desatendidas debido a la falta de personal en estas fechas, te explicamos las ventajas de digitalizar tus solicitudes e incidencias para tener una mejor gestión de los periodos vacacionales de tus equipos. 

Vacaciones: ¿por qué son necesarias para tu empresa?

Nos acercamos al cierre del año y uno de los pendientes que desgasta a las organizaciones –y a sus áreas de Recursos Humanos– es la formulación de un control de vacaciones que deje a todo el capital humano satisfecho y que no afecte a la productividad.

Es lógico que dentro de tu organización se empaten los días de vacaciones entre los colaboradores, principalmente en las fechas decembrinas o durante el verano. 

Finalmente, las vacaciones son derechos laborales contemplados por la Ley Federal del Trabajo (LFT) y representan un descanso indispensable para todos.

De acuerdo con un estudio internacional, México es uno de los países donde se dedican más horas al trabajo y donde, irónicamente, se tienen menos días de vacaciones por año.

Los datos de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE) muestran que en México son, en promedio, 2,137 horas las que se laboran al año. El promedio de los países de la OCDE es de 1,730 horas, es decir, que en México se trabaja 23% más horas. 

Trabajar más horas no significa necesariamente que el país sea más productivo. Por eso el reto de las organizaciones es lograr que los colaboradores produzcan más y den resultados ocupando menos tiempo y gocen así de una mejor calidad de vida.

A este panorama, se agrega que México es el país latinoamericano con menos días de vacaciones pagadas. 

Actualmente, el artículo 76 de la LFT indica que los colaboradores que tengan más de un año prestando servicios a una organización deben gozar de un periodo anual de vacaciones pagadas no inferior a seis días. Cada año aumenta dos días laborables hasta llegar a doce, por cada año subsecuente de servicios prestados.

En pocas palabras, los mexicanos trabajan mucho y descansan poco, dejándoles poco margen de maniobra para llevar el ritmo de vida recomendado por la Organización Mundial de la Salud (OMS) para los trabajadores.

De hecho, este organismo mundial advierte que el estrés laboral puede provocar problemas de salud como cardiopatías, aumento de la presión arterial, dolores de cabeza, trastornos musculoesqueléticos e, incluso, alterar el sistema inmunológico de las personas.

Un estudio de la Universidad de Uppsala, en Suecia, reveló cómo los infartos se reducen durante las vacaciones de verano, mientras aumentan los lunes y durante las vacaciones de invierno.

Por eso en México se discute en estos días en el Congreso de la Unión una reforma a la Ley Federal del Trabajo que duplicaría los días de descanso a partir del primer año de servicio.

La iniciativa –que tiene amplias posibilidades de ser aprobada por ambas cámaras del Congreso, pero que aún sigue en discusión– reformará los artículos 76 y 78 de la LFT para elevar a 12 días el periodo vacacional en el primer año laboral.

En la exposición de motivos, se argumenta que, de acuerdo con datos de la Organización Mundial de la Salud, México tiene hasta 75% de prevalencia de estrés en su fuerza laboral, colocándolo en primer lugar por encima de China, con 73%, y de Estados Unidos, con 59%.

A estas cifras se les agrega las publicadas recientemente en la Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo del Inegi, la cual destaca que 16.1 millones de personas trabajadoras (el 28.5% de la población económicamente activa) labora más de 48 horas a la semana, precisamente el máximo permitido por la ley de nuestro país.

El objetivo de esta mejora es velar por la salud física y mental de los colaboradores otorgando un mayor número de vacaciones.

Esto, necesariamente, tendrá repercusiones en la productividad laboral de las empresas, muchas de las cuales han optado por aplicar sus propias políticas de vacaciones para brindar mayor bienestar a los equipos.

Sin embargo, estos esquemas vacacionales no siempre son benéficos para ambas partes, pues es común que los colaboradores opten por no tomar los días de descanso en el año en curso y decidan acumularlos para el siguiente.

Si bien estas decisiones no pueden considerarse como mal intencionadas, las empresas han detectado señales preocupantes por no tomar los días de descanso en los tiempos establecidos.

Los síntomas más comunes por no tomar vacaciones a tiempo son:

• Episodios de estrés y nerviosismo
• Conflictos emocionales
• Baja productividad
• Pérdida de concentración
• Accidentes de trabajo frecuentes

Estas señales repercuten en el rendimiento laboral del colaborador a mediano plazo afectando a los planes, estrategias y objetivos de la organización.

De ahí la importancia de que las empresas necesiten llevar un control de vacaciones de los trabajadores a fin de no enfrentar situaciones como la rotación laboral, bajo apego a las políticas de la organización y, principalmente, el bajo desempeño.

Los principales beneficios para la organización y el trabajador de las vacaciones a tiempo y programadas son:

• Reducir el estrés. La desconexión de las presiones laborales y de las tareas a realizar repercuten en un alivio del estado mental y físico del colaborador.
• Elevar el estado anímico. Las vacaciones mejoran el estado emocional del colaborador, pues permite retomar relaciones sociales con amigos y familiares, además de dar espacio para vivir experiencias enriquecedoras.
• Mejorar la calidad de sueño. Al reducir el estrés y experimentar un aumento del bienestar se está en posibilidad de cubrir las ocho horas necesarias de sueño.
• Resolución de pendientes. El periodo de descanso abre tiempo para que el colaborador pueda resolver las actividades o tareas pendientes que va dejando debido a la carga laboral. 
• Potenciar la creatividad. Involucrarse en nuevos ambientes durante el periodo vacacional refresca la generación de ideas y prepara para nuevos aprendizajes.
• Impulsar la productividad. Regresar al centro laboral descansado conduce casi por regla a que el colaborador aumente la productividad y tenga un mayor enfoque en sus labores.

Una gestión ordenada y un control de las vacaciones eficiente tiene resultados inmediatos para la organización y los equipos.

Control de vacaciones para una mejor gestión

La solución para el control de vacaciones de tu empresa es la implementación de un software de Recursos Humanos, el cual contempla un control automatizado de todo tipo de incidencias laborales.

Al personalizar las políticas de vacaciones de acuerdo con la ley vigente y las políticas propias de tu empresa, el software visibiliza y facilita a los colaboradores solicitar sus días de descanso cuando les corresponde, con la seguridad de que los tiempos no coinciden con los de los otros colaboradores.

Es muy grande la diferencia entre un control de personal digitalizado y un control de vacaciones en Excel.

Este último está disponible en el mercado incluso sin costo y es de los más usados por las organizaciones, pero es obsoleto y sus resultados no garantizan una gestión eficiente, además de que representa una pérdida de tiempo y de recursos.

Entre los problemas más comunes que se presentan con el control de vacaciones en Excel están:

• Empalme de horarios
• Solicitudes perdidas
• Imprecisiones en los días de vacaciones 
• Pérdida de tiempo en la captura de la información
• No hay acceso abierto a los calendarios vacacionales
• Control de personal impreciso
• Falta de actualización de días

La gestión de vacaciones es una labor a la que se debe dedicar tiempo y comunicación, pues un error puede causar desde contratiempos que afecten la productividad hasta crear un ambiente negativo entre el capital humano de la organización.

Además, bajo este sistema obsoleto, las áreas de Recursos Humanos caen en prácticas que son perjudiciales para las organizaciones. Entre estas están:

• Desconocimiento si se paga adecuadamente la prima vacacional
• No se tiene un control de vacaciones para prevenir que algunas áreas se queden sin colaboradores 
• Se ignora si el talento presenta síntomas de burnout al no tomar vacaciones
• Nulo seguimiento acerca de si realmente los colaboradores se toman las vacaciones

El software de Recursos Humanos tiene la capacidad de gestionar y facilitar todos los procesos referentes a las vacaciones. Esto empieza con el registro digitalizado de la solicitud.

Al quedar centralizadas las solicitudes e incidencias, el software genera un flujo de aprobación de las vacaciones, en el que los jefes directos, el HRA e incluso el CEO darán la decisión final, evitando así que se empalmen con los colaboradores que ejecutan tareas similares.

Y no solo eso, el software permite que cada colaborador pueda consultar los días de vacaciones que se ha tomado y los que le quedan disponibles en el año.

Las mayores ventajas de aplicar un sistema de control de personal digitalizado son:

• Asigna vacaciones de acuerdo con la política establecida por el área de Recursos Humanos considerando cargos y funciones dentro de la empresa
• Mejora la organización del personal evitando un empalme de días 
• Transparenta la información de los días de vacaciones de cada colaborador con consultas a cualquier hora y desde cualquier dispositivo
• Elimina la rotación de personal por la flexibilidad y comunicación a su alcance
• Optimiza el tiempo del personal de RH
• Mantiene la productividad al asignar los días de vacaciones con una repartición ordenada de los días

El software, además, registra horarios de colaboradores llevando un control puntual de asistencias, días personales y permisos. Todo con un mínimo margen de error.

En muchas ocasiones, los colaboradores se sienten marginados u olvidados por la organización o por los líderes de equipo cuando solicitan vacaciones y no obtienen una respuesta.

Este cúmulo de frustraciones los lleva a abandonar el centro laboral en poco tiempo por el simple hecho de que no reciben una respuesta a sus peticiones que se quedan olvidadas por la sobrecarga laboral en las áreas de Recursos Humanos.

Tener una herramienta digital como la de Worky garantiza resultados exitosos en la gestión de vacaciones, dejando atrás los contratiempos y malas decisiones.

Ya que permite calcular de manera automática a cuántos días tiene derecho el colaborador, cuántos ya ejerció y si sus días de descanso tienen la aprobación de los jefes de los equipos.

La rapidez de respuesta a sus solicitudes permite acelerar tiempos y hacer cambios o modificaciones a los calendarios de acuerdo a las necesidades de tu empresa.

La experiencia de usar este software garantiza el éxito y mejora la comunicación interna de una manera notable y eficiente.

El software ofrece desde un inicio la información que todo solicitante de vacaciones desea obtener, entre las que destaca:

• Cuántos colaboradores más desean vacaciones en las mismas fechas
• Qué meses no se pueden solicitar debido a las necesidades de producción
• Cuántos y cuáles son los días feriados otorgados por la ley en el año en curso
• Quiénes están ausentes en determinada semana ya sea por vacaciones o permisos
• Cuántas solicitudes más de vacaciones se han presentado a la gerencia o a los líderes de equipo
• Acceso a las respuestas otorgadas por los líderes de equipo o gerencia a los demás colaboradores
• Propuestas de días de vacaciones para los colaboradores

Gracias a esta automatización de procesos con el software de RH, los colaboradores pueden planear hasta con un año de anticipación o más las solicitudes de vacaciones sin que sus peticiones queden en el olvido o se pierdan.

Son tiempos en que las organizaciones deben dar un paso adelante y acelerar su transformación digital con la introducción de un software de Recursos Humanos.

El control que lleve el área de RH se traducirá en ahorro de tiempo y desgaste en la elaboración de la solicitud y aprobación de vacaciones.

Un software como el de Worky brinda una experiencia mejorada y cómoda a los colaboradores en términos de comunicación interna, solicitud y gestión de vacaciones, gracias a su adaptación a las necesidades de tu organización.

La sencillez, facilidad y transparencia para acceder a la plataforma refuerza el sentido de pertenencia de los colaboradores, lo que finalmente se traduce en una baja rotación de personal.

No es momento de seguir perdiendo tiempo en procesos largos y rutinarios que solo producen más desgaste en el personal. Solicita una demo y convéncete.

Si te gustan nuestras recomendaciones suscríbete a nuestro newsletter para mantenerte enterado y conoce más acerca de Worky, el software de RH que te ayudará a llevar de cerca el control de tu empresa.