5 consejos para gestionar el tiempo de tus colaboradores

En la cultura laboral pueden existir hábitos que perjudican la productividad y generan costos innecesarios para las empresas, haciendo evidente la falta de una adecuada gestión del tiempo.

Según estadísticas del índice para una vida mejor, publicado en 2021, se estima que los mexicanos laboran en promedio 2,148 horas al año, lo anterior equivale a más de 40 horas a la semana y es el mayor porcentaje entre los países que forman parte de la OCDE.

Para que la jornada se aproveche efectivamente, dependerá de las técnicas de administración del tiempo en cada organización. De ahí que, la propuesta de acortar la semana laboral sin que esto vaya en detrimento de la productividad, como ya ocurre en otros países, pueda ser viable en México con ayuda de tecnologías para la gestión de recursos humanos.

¿Qué rol desempeña la administración del tiempo en las empresas y por qué es importante?

La administración del tiempo en las empresas se puede traducir en el aumento o reducción de costos, además de repercutir de manera indirecta en el clima laboral.

Factores como las juntas para comunicar algo que podría resolverse en un mensaje; proyectos que se redefinen una y otra vez o procesos que podrían optimizarse, enfatizan la necesidad de una dirección clara en este sentido, así como de políticas y herramientas tecnológicas que ayuden a los colaboradores a practicar un mejor manejo del tiempo en el trabajo.

¿Cuáles son las principales consecuencias de una mala administración del tiempo en el trabajo?

Mientras que una buena gestión del tiempo mejora sus resultados, lo contrario es una de las causas para las principales problemáticas en las empresas. 

Algunas de ellas son la acumulación de trabajos y proyectos inconclusos, la falta de responsabilidad como hábito, el incumplimiento de las fechas acordadas con clientes y proveedores, la extensión de las jornadas laborales y surgimiento de conflictos internos en la empresa.

Consejos clave para la administración del tiempo

El manejo del tiempo es vital no solo para el cumplimiento de las metas organizacionales, sino para conservar un ambiente laboral sano y proyectar una imagen de profesionalismo en el mercado. Por ello, a continuación enlistamos los principales aspectos que es necesario vigilar para que los tiempos establecidos se respeten:

1. Tener buena comunicación interna y externa

Sin una buena comunicación, es posible que los colaboradores no tengan claro lo que se espera de ellos en cuanto a los horarios específicos para realizar ciertas labores o los plazos establecidos para los proyectos en curso.

2. Crear un sistema de metas 

Esto te ayudará a optimizar los resultados por departamento y por colaborador, obteniendo el máximo potencial y concentración de cada miembro del equipo.

3. Delegar claramente las tareas por departamento

Si estableces claramente qué tarea corresponde a cada departamento, evitarás conflictos en la gestión de actividades. 

En el mejor de los casos, tus colaboradores podrán llegar a acuerdos sobre la manera en que se reparte el trabajo, pero esto podría tomar más tiempo del necesario y retrasar el cumplimiento de los objetivos.

4. Ofrecer soluciones rápidas a nuevos problemas

No permitas que la discusión sobre cómo ocurrió un problema, quién fue el responsable y qué es lo que debió haber hecho, afecte el ritmo de la operación.

Lo mejor es proponer soluciones rápidas que prioricen el buen manejo del tiempo en el trabajo e ir afinando sobre la marcha los detalles.

5. Contar con un software de reloj checador

Un software con reloj checador es una herramienta con la que deberían contar todas las empresas, sin importar su tamaño o el sector de la industria en el que desempeñen sus operaciones.

Además de automatizar el proceso de “checado” de la entrada, salida y descansos de los colaboradores y generar registros que se almacenan luego de que hayas establecido los parámetros, el reloj checador es un gran complemento para las técnicas de administración del tiempo en esquemas de trabajo remotos, híbridos o presenciales.

Otra de sus funcionalidades permite descargar el informe de faltas y retrasos, facilitando el cálculo de salarios, teniendo en cuenta el registro de incidencias para cada periodo.

En Worky, conocemos la importancia de la gestión de actividades en el éxito de las empresas, por lo que ponemos en tus manos una solución integral para automatizar todas tus tareas.