Migra de una documentación analógica a una documentación digital

El manejo de documentación digital es uno de los aspectos más importantes en el proceso de cambio que atraviesan las empresas.

Se estima que en el primer trimestre de 2022 se produjo un aumento de más de 40% en las solicitudes de información para la transformación digital, lo que evidencia el reconocimiento de los beneficios que estas herramientas aportan a las organizaciones. 

Esto, en un contexto en que se estima que el 85% de las organizaciones en México no depura su documentación física en periodos que pueden ser mayores a 18 meses.

En promedio, 1 de cada 4 colaboradores que solicitan vacaciones y permisos, cancelaron o modificaron hasta 3 veces el proceso de solicitud (en una empresa de 30 personas, esto se traduciría hasta en 100 retrabajos para el departamento de recursos humanos, jefes de áreas y colaboradores).

¿Qué es la documentación analógica?

Hasta hace tiempo, el papeleo implicaba un gasto en papelería y costos adicionales por almacenaje y mantenimiento. 

Otro aspecto a considerar es que, por ley, al trabajar con documentos en físico, las empresas deben conservar el archivo durante cinco años con la finalidad de facilitar auditorías, permitir aclaraciones o hacer frente a posibles reclamos.

Riesgos de tener la información en papel 

Como hemos dicho, al trabajar con documentación en papel existe una serie de limitaciones en términos de la gestión de personal. Algunas de las más importantes son:

• La calidad de la impresión, imagen y texto se deteriora con el tiempo. 
• Solo se puede acceder a la información en la ubicación física del archivo y no en el inmediato.
• Dificultades para el correcto almacenamiento, catalogación e indexación.
• Toma tiempo definir qué información eliminar y cuál actualizar, lo que también conlleva reprocesos.
• La empresa es susceptible a la pérdida y al robo de datos.

Además, se debe considerar que en cualquier momento la documentación puede ser requerida por las autoridades con fines de auditoría o inspección. El problema es que alrededor del 70% de las empresas pequeñas y medianas, no tiene acceso a los documentos en físico en el momento en que se les solicitan. 

A diferencia de la analógica, la documentación digital aprovecha el almacenamiento en la nube para subir la información de los colaboradores, por lo que es más accesible.

Implementar lo anterior es muy simple, y basta con adquirir espacio en los servidores de la empresa o contratar servicios para almacenar información, como el que ofrece Worky.

¿Por qué migrar de una documentación analógica a una documentación digital?

Entre los beneficios de migrar a un directorio digital están un mayor orden, transparencia en los procesos de RRHH y el poder olvidarte de los informes y documentos en papel.

La información estará disponible en la nube desde cualquier teléfono inteligente, computadora o tablet con internet, de manera que los expedientes de cada colaborador, las incidencias y procesos clave de RRHH podrán consultarse los 365 días del año, las 24 horas al día.

Toda la data se autocataloga y autoindexa en la plataforma, lo que te facilita consultar la información por fechas, alfabéticamente, por tipo, por departamento o por función, así como descargar o consultar reportes estadísticos del personal.

Otra de las ventajas de esta tecnología es que ofrece mayor seguridad a la documentación, permitiendo restringir la información sensible y confidencial.

Además, tendrás toda la evidencia documental necesaria para enfrentar una auditoría o inspección.

Con herramientas como el software de Worky, los datos de tus colaboradores están protegidos por los servidores de Google, con lo que se previenen el robo y las pérdidas de información en caso de siniestros como sismos, incendios o inundaciones.

Al no contar con documentos e informes impresos, los costos de almacenamiento disminuyen y se eliminan los reprocesos en solicitudes de personal, lo que representa un importante ahorro de tiempo para ti y tus colaboradores.

Esto es posible mediante una suscripción digital que mantiene tu documentación accesible, actualizada y en orden.

Pasos para migrar de los expedientes analógicos a un directorio digital

Aunque hablamos de un proceso sencillo, es importante que se siga una metodología para evitar duplicados y omisiones.

1. Prepara la documentación. No vale escanear todo el papeleo. Para tener un directorio digital optimizado hay que seleccionar los documentos de valor, verificar su vigencia y clasificarlos. También es conveniente separar aquellos que contengan información delicada y tomar medidas que aseguren su confidencialidad.
   
2. Escanea los documentos. Una vez clasificada la documentación, es recomendable cerciorarse de que el equipo de escáner permite digitalizar un gran volumen de documentos. En algunos casos, dependiendo del tamaño de la empresa, puede ser necesario contratar personal para llevar a cabo esta función.
   
3. Sube los documentos a Worky. Al subir tus documentos a la plataforma de Worky podrás transformar de manera automática las imágenes y documentos de texto, además de modificarlos o anexarlos a proyectos en los que ya estés trabajando. Otro beneficio es el ordenamiento digital de la información, que hará las actividades del departamento de RRHH más sencillas y eficientes.

Con el directorio empresarial y la plataforma de Worky, podrás acceder a muchos beneficios, como administrar y mantener actualizados tus expedientes, historiales y perfiles de puesto en línea.

También podrás gestionar altas y bajas con rapidez, seguridad e informar al equipo sobre las funciones de cada uno de tus colaboradores, teniendo la posibilidad de administrar estas tareas de manera ágil para una o más compañías.