¿Cómo llevar la gestión documental de tu departamento de RRHH?

Para las compañías a las que cada año se suman un importante número de colaboradores, la gestión documental es un factor clave, dado que permite mantener el orden, además de resguardar la documentación y datos de toda la plantilla

¿Qué es la gestión documental y cómo beneficia a tu empresa?

Desarrollar la gestión de documentos, se refiere a capturar, almacenar y recuperar datos e información de tus colaboradores a través de una serie de procesos que sistematizan y protegen los documentos que tu organización crea o recibe. 

Parecería sencillo, pero conforme las compañías crecen, estas tareas se convierten en un trabajo que aumenta en el tiempo y que requiere mucho tiempo y esfuerzo. 

Para hacer frente a la necesidad de automatización que plantea a las empresas el hecho de expandirse, conviene implementar un sistema de gestión documental. A continuación, enumeramos sus principales ventajas:

1. Disminución en tiempos de gestión. La plataforma te ayuda a optimizar tiempos gracias a que hace las veces de un repositorio digital al que puedes acceder de manera sencilla a los documentos con la finalidad de revisarlos, modificarlos o compartirlos.

Es por esto, que Worky te facilita en tus procesos de contratación, ya que le permite a los colaboradores de nuevo ingreso cargar sus documentos directo desde nuestro software, haciendo su alta de documentos y expedientes centralizados desde el día uno.

2. Reducción de costos. La automatización que un sistema de este tipo confiere a los departamentos de recursos humanos para encargarse de otras tareas, sumada a la optimización del tiempo en los procesos, puede traducirse en una importante reducción de costos.

3. Eficiencia en procesos. Un sistema de gestión de documentos puede llegar a potenciar la generación de documentos en aproximadamente un 49%, además de facilitar la extracción, recuperación y destrucción segura de los datos que no sean necesarios. También se estima que disminuye los porcentajes de errores en alrededor de un 30%

4. Seguridad. La administración documental protege la información en todos los procesos relacionados con ella; por ejemplo, su digitalización, clasificación, actualización y envío a los departamentos correspondientes. Por otro lado, disminuye el riesgo de pérdida que antes conllevaba el manejo de expedientes en físico.

5. Mejor organización. Debido a que la información permanece alojada en la nube, tanto tú como el personal autorizado tendrán acceso a ella 24/7 desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Además, el sistema de gestión documental facilita organizar los datos de distintas maneras, ya sea con etiquetas, categorías o subcategorías.

Importancia de centralizar la información usando una misma herramienta

Tener un directorio empresarial centralizado te permitirá optimizar tiempos eliminando el proceso de búsqueda entre cientos de expedientes en papel. De esta manera, también notarás de inmediato los faltantes al hacer una administración documental de los colaboradores.

Por otra parte, estarás construyendo y preservando el archivo documental de tu empresa, algo que no solo repercute en la productividad o en la experiencia de tu equipo, sino en la imagen de la compañía en el mercado.

Todo lo anterior permite que cualquier necesidad de documentos por parte de la empresa o del mismo colaborador, pueda ser gestionada de forma rápida y fácil.

¿Qué funcionalidades integra un sistema de gestión documental?

El directorio empresarial de Worky ofrece una serie de herramientas para gestionar de manera eficiente la información en un mismo lugar. Te invitamos a conocerlas y aprovechar funcionalidades que pueden ser de gran ayuda para: 

• Administración de expedientes, historiales y perfiles de puesto.

• Automatización de procesos de alta y baja de personal.

• Recolección de documentación requerida para la firma de contratos.

• Registro de tus ex colaboradores.

• Configuración de perfiles de puesto y accesibilidad para los miembros de la organización.

• Posibilidad de tener al alcance la información de dos o más de tus negocios.

Con Worky, te olvidas de las demoras, errores y sobrecostes y puedes realizar las operaciones de tu empresa de forma más eficiente. Contáctanos y lleva tu empresa al siguiente nivel.