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Gestion Empresarial

¿Cuál es la diferencia entre un software de nómina y uno de RH?

Un software de nómina y un software de RH cumplen funciones diferentes, pero esenciales para el crecimiento de tu empresa. ¡Te ayudamos a elegir!


Si te hablamos de software de Recursos Humanos y software de nómina quizá creas que son lo mismo.

Realmente se trata de dos herramientas distintas que sirven para solucionar diferentes necesidades dentro de tu empresa. Cada una está diseñada para actividades específicas y no son intercambiables.

Conoce las funciones de ambas soluciones tecnológicas y descubre cuál es la que mejor se adapta a lo que requiere tu organización.

Software de nómina

Para definirlo en pocas palabras, este es un programa que simplifica los procesos de pago a los colaboradores de una compañía con un mínimo de error, ejecutando el cálculo automático de nómina, salarios, impuestos, entre otras incidencias que genera el personal.

Este sistema es el sustituto obligado de los procesos de llenado a mano y en una hoja de Excel que realizan aún muchas áreas de Recursos Humanos, reduciendo las cargas de trabajo y tiempos de entrega semanal, quincenal o mensual.

El software de nómina, entre otras acciones, permite al personal de RH:

  • Calcular el pago de nómina con mínimos errores
  • Almacenar historial de colaboradores, incluidos documentos de contratación y pagos de nómina previos
  • Estimar deducciones y pagos de impuestos
  • Gestionar beneficios como vacaciones, horas extra, aguinaldos, entre otros
  • Programar transferencias a las cuentas de los colaboradores

Con esta plataforma, el o los responsables de RH estarán en condiciones de llevar un control integral de la nómina teniendo a su alcance toda la información automatizada, segura y de fácil acceso.

Tipos de software de nómina

Antes de digitalizar procesos, debes tener en claro qué necesidades tiene tu organización y qué beneficios obtendrás con el software de nómina.

También es importante tomar en cuenta que el tipo de plataforma dependerá del tamaño de la empresa y que la misma debe garantizar la seguridad de los datos.

Son varios los tipos de software que se ofrecen en el mercado mexicano, pero varían en seguridad y capacidad. Entre los más comunes están:

  • Software en la computadora personal. Este tipo de plataforma sirve para hacer los cálculos de nómina, pero con muy baja seguridad y altos riesgos de errores, pues, al tener un uso limitado, se presta a tener que añadir datos de manera manual. Este software es vulnerable si no se cuenta con antivirus avanzado.
  • Software gratuito. Muchas pequeñas organizaciones se inclinan por esta plataforma para ahorrar costos, pero sus limitantes son muchas. Si bien este software cumple con la función de calcular la nómina, no tiene procesos automatizados como actualizar impuestos y legislación laboral, entre otras.
  • Software en la nube. Este sistema de nómina en línea es el más completo y seguro para las organizaciones. Por lo general, la información está respaldada por un servidor en la nube al que se puede acceder las 24 horas desde cualquier dispositivo (teléfono celular, tableta, computadora) con conexión a internet. Cuenta además con actualizaciones automáticas en cuanto a impuestos, seguro social, etc., y un blindaje garantizado para proteger datos.

¿Cómo funciona un sistema de nómina?

El sistema de administración de nómina tiene la capacidad de optimizar la pre-nómina de tus colaboradores reuniendo toda una serie de datos, los cuales quedan almacenados en la nube.

Este proceso separa lo que son las percepciones del personal y las deducciones, que es la parte del sueldo que se le descuenta al colaborador.

La nómina incluye el total de las percepciones como:

  • Salario
  • Horas extra
  • Bonos

Además, debe registrar todas las incidencias que rodean al pago del colaborador y que pueden cambiar mes con mes. Las que contempla el sistema de nómina son:

  • Faltas
  • Retardos
  • Omisiones de entrada y salida
  • Días económicos
  • Incapacidad
  • Incapacidad por maternidad
  • Periodo de lactancia

Con los procesos automatizados, el margen de error en los pagos y el reporte de incidencias se reduce a casi cero.

Hay también software de timbrado de nómina con el que las organizaciones pueden timbrar todos los comprobantes de nómina con solo dar unos clics.

Software de Recursos Humanos

Este tipo de plataforma va mucho más allá del sistema de nómina: realiza una gestión más amplia en el control de los colaboradores de manera digitalizada y automatizada.

Sus objetivos son analizar y mejorar la productividad de los equipos, administrar las finanzas de la organización, y planificar y organizar el trabajo.

También incluye gestionar la formación, evaluación y compensación de los colaboradores.

Un software de administración de recursos humanos se orienta a la atracción y retención de talento, gestionar el bienestar de los colaboradores, eficientar costos y desarrollar estrategias de los equipos a partir del análisis de datos.

Las funciones básicas de un sistema de recursos humanos son:

  • Mejorar la productividad
  • Desarrollar estratégicamente el capital humano

Gracias a su capacidad de reunir todos los datos que rodean a los equipos de trabajo, desde su productividad hasta su potencial, este software es una guía para aplicar estrategias inmediatas y futuras en la organización.

Tipos de software de RH

Son varios los tipos de software de Recursos Humanos en el mercado mexicano. Estos son los más comunes:

Gestión de personal. Con este tipo de software se tiene acceso y se editan los datos personales de los colaboradores, así como de toda la organización. Los colaboradores pueden modificar datos personales, ingresar al directorio y a la estructura de la empresa, entre otras ventajas. Mejora la comunicación interna.

Gestión de nóminas y salarios. Como su nombre lo señala, está dirigido a brindar soluciones con una correcta gestión del pago de nómina que incluye salarios, bonos, descuentos, entre muchos más. 

Planificación y presupuestos. Tiene la capacidad de planificar el desempeño de los colaboradores en función de las áreas y necesidades productivas, considerando presupuestos.

Reclutamiento. Ofrece soluciones a fin de que la organización atraiga y retenga al capital humano, además de estar constantemente en búsqueda de talentos que mejoren la productividad.

Gestión de vacaciones y días especiales. Como lo indica, el software tiene la capacidad de hacer cálculos de las vacaciones del personal con base en los convenios pactados con la organización y los líderes. 

Control de horario. Toda organización necesita llevar un registro de asistencia y este tipo de software facilita la gestión, apoyándose con el reloj checador digital.

Capacitación y formación. Esta plataforma es una herramienta para impulsar el crecimiento profesional de los colaboradores, permitiendo dar un seguimiento a sus actividades de aprendizaje.

Desarrollo y objetivos. Apoya en el establecimiento de objetivos con evaluaciones permanentes sobre el desarrollo y cumplimiento de metas por determinados tiempos establecidos por la organización.

¿Cómo funciona un programa de Recursos Humanos?

La función básica de un software de Recursos Humanos es optimizar todos los procesos relacionados con los colaboradores de una organización. Y lo hace mediante la automatización de las tareas relacionadas con el capital humano, ya sean nóminas, salarios, reclutamiento, horarios, retención de talento o cumplimiento de objetivos, por mencionar algunos.

Al reunir todos estos datos de la empresa, el programa de RH los aloja y encripta en la nube a fin de mantenerlos seguros y accesibles para que sean consultados desde cualquier sitio.

Checklist para saber si necesitas un software de RH

Una compañía no puede darse el lujo de gestionar con errores las actividades de su capital humano. Estas son algunas de las señales que indican la necesidad de un software de RH:

  • Demoras en el llenado de la nómina
  • Imprecisiones en los pagos de impuestos
  • Información incompleta de los colaboradores y su historial
  • Retrasos en los pagos del personal
  • Empalme de días de vacaciones
  • Registros imprecisos de las entradas y salidas de los colaboradores
  • Rotación de personal
  • Fuga de talentos
  • Falta de evaluación de desempeño
  • Desmotivación del personal ante ausencia de incentivos

Son muchas -y grandes- las diferencias entre un software de nómina y uno de Recursos Humanos. Sin embargo, ambos coinciden en que ofrecen soluciones cruciales para una organización, como el ahorro de tiempo y costos para las áreas de RH.

Toda empresa que dé el paso hacia la digitalización, debe saber que cada uno gestiona procesos de manera diferente.

Worky es una solución integral, que ofrece diferentes módulos y paquetes a la medida de las empresas mexicanas que se traducen en una mejor productividad, ahorro de costos y crecimiento.

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