Auditorías: ¿tu empresa está lista para una inspección sorpresa?

Como sabes, las auditorías son parte importante del ciclo natural de cualquier empresa, pero pueden resultar complicadasen aquellas organizaciones que no tienen a la mano toda la información requerida.

En esos casos, las sanciones económicas, el estrés, la pérdida de tiempo y la afectación a la productividad que pueden derivarse de las inspecciones, tienen un costo para tu negocio.

En vista de esto, ¿cuánto estarías dispuesto a pagar por una herramienta que te permita concentrar y mantener actualizada la información necesaria para responder a los requerimientos de las autoridades gubernamentales?

En Worky, te explicamos cómo superar cualquier inspección.

¿Qué es una auditoría laboral?

Esta acción está destinada a verificar, analizar y evaluar si un centro de trabajo cumple con la normatividad laboral. 

Este proceso, dirigido a las áreas de Recursos Humanos, permite comprobar que las organizaciones cumplan con la legislación laboral y de seguridad social, lo que les evitaría riesgos y consecuencias.

El objetivo central de una auditoría laboral se reduce a:

• Corregir los posibles fallos o incumplimientos y evitar sanciones
• Valorar al área de Recursos Humanos como parte crucial de la organización
• Fomentar mejoras continuas y crear cultura de la legalidad

Las áreas RH se someten además a dos tipos de auditorías:

• Interna. Estos ejercicios evalúan los controles internos de la organización que incluyen la gestión del capital humano y los procesos contables. Esta verificación la ejecuta generalmente el mismo personal de RH con un líder al frente.
• Externa. La ejecuta personal ajeno a la organización, ya sea por una autoridad de gobierno (Secretaría del Trabajo y Previsión Social, STPS) o una agencia contratada. 

No reparar en las fallas sería un error que puede provocar cuantiosas pérdidas para tu organización. El incumplimiento de las normas contempladas en la Ley Federal del Trabajo causa multas que hoy en día van desde los 330 pesos a los 330 mil pesos.

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) tiene la facultad de llevar a cabo inspecciones en los centros laborales a fin de verificar lo que “realmente aplica en cada centro de trabajo”.

¿Qué dependencias pueden hacer una inspección de trabajo en México?

La STPS es la encargada de llevar a cabo las inspecciones en los centros de trabajo de todo el país. Sin embargo, la STPS actualizó en 2021 sus sistemas informáticos y ahora cruza datos con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) para identificar y enfocarse en las organizaciones que no dan cumplimiento a la normatividad laboral.

Recuerda que la STPS no tiene facultades de vigilancia en materia fiscal, pero sí en cuanto al cumplimiento de obligaciones patronales. Y es al IMSS a quien le corresponde esta revisión, que a su vez presenta toda esta información a la STPS y al SAT.

Son dos los tipos de inspecciones laborales:

Ordinarias. En este grupo están:

• Las iniciales que son las que se realizan por primera vez en un centro laboral
• Las periódicas que se practican generalmente en la industria y; 
• De comprobación, que son las que aplican cuando se requiere verificar el cumplimiento de las medidas de seguridad e higiene.

Extraordinarias. Estas se aplican por:

• Posibles violaciones a la legislación laboral
• Potenciales irregularidades cometidas por el patrón
• Reportes de accidentes o siniestros
• Brindar información falsa
• Peligros inminentes para la integridad física o de salud a los colaboradores

¿Son válidas las auditorías sorpresa en nuestro país?

Sí, incluso en días y horarios inhábiles.

Desde el 17 de junio del 2014 se publicó en el Diario Oficial de la Federación la modificación al Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones, en vigor desde 1998. Con esta modificación, la STPS, a través de la Dirección General de Inspección Federal del Trabajo, tiene las facultades de realizar inspecciones sorpresivas “en cualquier tiempo, incluso en días y horas inhábiles”.

En el 2019, se rediseñó y aprobó un nuevo mecanismo de inspección de empresas con el objetivo de hacer ejercicios más focalizados. Para este año, se espera que la STPS inspeccione alrededor de 40 mil centros de trabajo de todo el país enfocándose principalmente en que las organizaciones cumplan con:

• Reforma en la subcontratación (outsourcing)
  
  
• Cumplimiento del salario mínimo

• Reparto de utilidades

Las organizaciones, por lo tanto, deben estar preparadas para cualquier tipo de auditoría legal laboral.

¿Cuál es la información que se necesita presentar para una inspección?

Antes de la inspección laboral a una organización, la autoridad encargada (STPS) deberá presentar una orden de inspección, en la que precisa de qué tipo será esta, la materia en que versará, los documentos que verificará y quiénes serán los inspectores encargados.

El área de Recursos Humanos, por tanto, deberá tener listos, entre otros documentos como:

• Acta constitutiva
• Copia certificada del poder notarial del representante legal
• Constancia de Registro Federal de Contribuyentes
• Aviso del registro patronal ante el IMSS, con clase y grado de riesgo
• Contratos individuales de trabajo celebrados con los colaboradores
• Relación total de colaboradores, que incluya género y categoría de empleados (sindicalizados, de confianza, eventuales o extranjeros)
• Copia del Contrato Colectivo o Ley que rija las relaciones colectivas de la empresa, así como la minuta que acredite la fecha de su depósito ante la autoridad laboral o documento en el que conste la última revisión contractual o prórroga
• Comprobantes de la entrega de un ejemplar del reglamento a cada trabajador
• Nóminas y CFDI o recibos de pago de salarios, aguinaldo, vacaciones y prima vacacional
• Controles de asistencia al centro de trabajo y jornadas extraordinarias
• Declaración de impuestos del último ejercicio fiscal y acuse de recibo de la misma de los colaboradores
• Proyecto de reparto de utilidades a los trabajadores, acta de la comisión revisora y recibos de pago de la PTU
• Planes y programas de capacitación y adiestramiento
• Constancias de pago de las cuotas obrero-patronales ante el IMSS, aportaciones y amortización del Infonavit.

¿Cómo un software de Recursos Humanos puede ayudarte a superar una auditoría sorpresa?

Parece una labor titánica tener a la mano toda la documentación requerida, pero un software de Recursos Humanos lo facilita ahorrando a tu negocio tiempo y esfuerzo.

Un sistema de recursos humanos como Worky tiene la capacidad de almacenar en la nube toda la información necesaria para una auditoría, además de concentrarla en un sitio. 

Worky administra expedientes, perfiles de puesto e historial dentro de la empresa en línea, y, lo más importante, siempre los mantiene actualizados.

Esto representa una ventaja enorme frente a las constantes actualizaciones en las reformas y las normatividades vigentes de la ley mexicana, pues mantiene un registro siempre a la mano y a su vez, permite reaccionar ante los cambios, permitiendo, incluso, que sean los propios colaboradores quiénes añadan a su expediente la documentación solicitada por Recursos Humanos.

Además, digitalizar el proceso, libera hasta el 40% del tiempo del personal de RR.HH. y representa una solución escalable en caso de que el flujo de trabajo aumente derivado del crecimiento de la organización. 

Cualquier empresa puede ser auditada, y no tener la documentación completa –o, peor aún, incumplir las normas laborales– puede causarte graves problemas y cuantiosas pérdidas económicas.

Por eso, invertir en un software de Recursos Humanos te dará la certeza de recopilar y ordenar toda la información interna de tu compañía, lo cual además te brindará tranquilidad y confianza ante cualquier inspección.

Digitalizar tus procesos es una opción a tu alcance y una inversión inteligente.