Offboarding: ¿qué es y cuáles son sus beneficios para tu organización?

Un offboarding positivo y bien organizado es igual de relevante para tu empresa que la incorporación de nuevo talento. Por eso es tan importante realizarlo de la mejor manera.

En este proceso de desvinculación laboral debe haber una planeación y procesos estratégicos de tu área de Recursos Humanos.

La premisa es considerar a tus antiguos colaboradores como ex alumnos, quienes pueden crear nuevas conexiones comerciales y buena voluntad para tu organización. Por eso, una mala gestión de salida puede provocar un daño irreversible.

Buscando aportar herramientas a tu equipo de RR.HH. para una gestión eficiente de tu Capital Humano, en Worky te explicamos por qué es tan importante y cómo sacarle el máximo provecho.

¿Qué es el offboarding?

Antes de definirlo es importante entender qué es el onboarding.  Se trata básicamente de la llegada de nuevo talento a la empresa, lo que conlleva el consecuente proceso de reclutamiento, contratación, integración y capacitación, entre otros factores.

El offboarding es precisamente lo opuesto: la salida del colaborador de la organización, un proceso para el cual no siempre están preparados los encargados del área de Recursos Humanos.

La desvinculación laboral del colaborador no significa una interrupción abrupta y atropellada o un rompimiento en malos términos.

Es necesario contemplar un plan estructurado, discutido, verificado y avalado por el equipo de tu empresa. Te recomendamos realizarlo a través de una interacción sencilla y clara:

• La comunicación deberá ser clara y transparente con el colaborador saliente.
• No deben quedar dudas en la decisión tomada por ambas partes.
• Dejar puertas y comunicación abiertas.
  

Si bien los procesos de offboarding pueden depender de las características de las empresas, te explicamos los puntos básicos para ejecutar este movimiento de una manera ordenada.

Beneficios de un buen proceso de salida

Independientemente de las causas que originaron la salida del colaborador, un buen proceso de offboarding se traduce generalmente en estos beneficios para tu empresa:

Clima Laboral. La salida de un trabajador, ya sea de manera voluntaria o involuntaria, debe destacar los puntos positivos de la desvinculación laboral, así como las aportaciones hechas por el colaborador saliente y enfatizar en que el cambio será benéfico. La notificación previa al equipo de este cambio debe apegarse a un plan redactado con anticipación.

Transición ordenada. Todo cambio de Capital Humano al interior de una empresa representa el paso a una nueva etapa. Por eso, es importante preparar el terreno para que se tenga claro quién cubrirá el puesto vacante, cómo deberá ser el perfil del nuevo talento, qué labores quedaron pendientes y cómo se mantendrá la capacitación a corto plazo. Los proyectos en curso o pendientes deberán transferirse con anticipación a otros colaboradores o a un sustituto a fin de que no se perjudique a la organización. Mantener las líneas de comunicación con el equipo es clave para la confianza.

Fortalecimiento de marca. Es recomendable realizar una entrevista de salida con el objetivo de obtener una retroalimentación del colaborador saliente a fin de que informe sobre su experiencia dentro de la organización. La entrevista de salida será una de las últimas interacciones laborales de la persona, por lo que es importante darle prioridad y prepararla. Siempre serán valiosas sus observaciones a fin de que la empresa tome nota y refuerce sus fortalezas o minimice las debilidades.

Posible recontratación. Tratar con respeto y demostrar qué tan importante ha sido su contribución a la organización son dos acciones necesarias hacia el elemento saliente. Cerrar en definitiva las puertas no siempre es una buena idea, por lo que una sugerencia es mantener el contacto con el ex colaborador, ya sea a través de LinkedIn u otros medios. En algunos casos se recomienda invitarlo a algún grupo de ex colaboradores de la empresa e incluso a asistir a eventos formales e informales.

Recopilación de información. La desvinculación laboral puede darse mediante una terminación, renuncia o jubilación. Para que un proceso de offboarding tenga éxito es importante tener presente en qué áreas de la organización puede resultar complicado el cambio y cómo prevenir conflictos a su interior.

Recuerda asegurarte de:

• Cambiar claves de acceso.
• Cancelar tarjetas de ingreso.
• Eliminar cuentas de correo con su nombre.
• Verificar que el colaborador saliente no tenga acceso a base de datos, softwares ni a otros documentos.
• Actualizar de inmediato el sistema de control de acceso.

Además, la organización debe recopilar la información que el colaborador obtuvo de los clientes a fin de que el sustituto puede retomar el trabajo y mantener la lealtad hacia la empresa.

Tampoco se puede olvidar que, si el colaborador es destituido de la organización, es muy importante reunir la documentación y registro de todo lo ocurrido en la relación a fin de que se prevengan conflictos.

Gestión correcta del offboarding

Una administración correcta de la desvinculación laboral se traducirá en ahorro de tiempo y en una confirmación de que invertir en este proceso llevará a la retención de talento.

Esta gestión, sin embargo, debe seguir un procedimiento que empieza desde una entrevista de despedida pasando por una transición hasta la preservación de contacto.

Generalmente, el proceso del offboarding de principio a fin se lleva desde dos semanas hasta uno o dos meses, dependiendo de las características de la empresa y del registro de incidencias que se hayan tenido. En ese lapso se puede saber si el colaborador saliente está en condiciones de apoyar en la capacitación del entrante.

Si no es el caso, entonces se tienen que preparar con anticipación la contratación del nuevo talento a fin de asegurar que sea el perfil adecuado.

El proceso debe continuar con medidas como:

• Liquidación completa con comunicación clara y transparente
• Agradecimiento al colaborador
• Sustitución o traspaso oportunos
• Firma de todos los documentos de salida

Son muchas las ventajas de llevar a cabo la desvinculación laboral de manera correcta. La salida de un colaborador no puede ser un proceso abrupto. Implica, más bien, una planeación y un trabajo previo que, al final, ahorre tiempo, dinero e, incluso, conflictos legales.

Este proceso sigue pasos que consideran, primeramente, que el colaborador saliente es un bien tan valioso como su aportación a la empresa. El reemplazo deberá, además, seguir tiempos que deberán cumplirse, a fin de no crear incertidumbre o inquietud en el ambiente laboral.

Una buena gestión del offboarding se traducirá en una fórmula de ganar-ganar para ambas partes con reconocimiento y respeto mutuo. Recuerda que un software de RH como Worky, te proporciona herramientas digitales para agilizar este y muchos otros procesos para asegurar que tu empresa suba al siguiente nivel.