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Transformacion digital

Automatización de reportes: ventajas de digitalizarlos

La importancia de la automatización de reportes parte de la máxima de que “lo que no se mide no se puede mejorar”.

Esto aplica particularmente en la gestión de Recursos Humanos, pero sabemos que generar informes puede ser una labor tediosa que consume mucho tiempo. Por eso, en Worky queremos que conozcas los múltiples beneficios de automatizar este proceso.

¿Qué debe contener un reporte de Recursos Humanos?

 

Conocer cómo aprovechar las herramientas tecnológicas para optimizar tus reportes es una opción clave para impulsar la productividad del área.

A muchas organizaciones les cuesta trabajo dar un paso que les ahorrará tiempo y, sobre todo, dinero: la automatización de las actividades diarias de RH. No hacerlo significa que muchas empresas:

Carecen de datos precisos de sus colaboradores

Duplican tareas


Pierden tiempo
valioso

Cometen errores
en el cálculo de nómina, entre otros

El papel de las áreas de Recursos Humanos se ha transformado con el avance tecnológico hacia un enfoque más estratégico y abierto a soluciones. El tiempo que se invierte en procesos manuales limita drásticamente la aplicación de nuevas estrategias.

Un software de RH permite que el personal de esa área tenga una gestión más controlada y eficiente de los colaboradores.

El personal del departamento, apoyado con el software, podrá ofrecer un valor agregado a la organización con expedientes completos del Capital Humano, así como cifras sobre el cumplimiento de objetivos, toma de decisiones sobre el reclutamiento y rotación de personal, entre otros.

En los reportes elaborados a partir de un software se puede consultar:

Informes integrales de los colaboradores desde su número total hasta su información demográfica y antigüedad

Datos de las áreas de la organización, que incluye sueldos por áreas, asistencias, faltas, etc.

Reportes sobre la evolución de la empresa, como cuál es la rotación trimestral, relación ingresos-egresos, sueldos totales de la compañía

La información que proporciona el software tiene mínimos márgenes de error al contar con cifras verificables y claras.

Reportes manuales vs reportes digitales

La coordinación de los profesionales de RH con las diferentes áreas de la organización requiere de información precisa de los colaboradores a fin de lograr una gestión eficiente y el cumplimiento de las metas establecidas.

Cuando no se tienen los datos suficientes y precisos, las áreas RH terminan acudiendo a la modalidad manual de recolección de datos elevando la probabilidad de cometer errores.

En este comparativo se observan las ventajas de la digitalización de procesos frente a al reporte manual:

Estos son solo algunos ejemplos del ahorro de tiempo que representa apoyarse en una plataforma digital común y accesible para líderes y colaboradores.

Beneficios de automatizar los reportes

Muchas empresas tienen la noción errónea de que la digitalización de sus procesos en el área de RH traerá más costos y pérdidas de empleos.

Al contrario, los reportes automatizados ahorran no solo recursos, sino que, además, abren condiciones para que los profesionales de RH aprovechen mejor el tiempo y tengan un panorama más amplio de la organización proponiendo una mejor toma de decisiones.

Cuatro son los beneficios que se pueden identificar de manera clara e inmediata con la digitalización de los reportes de RH:

 

Mayor productividad

El proceso de automatizar reportes puede llegar a ahorrar hasta 50% de las horas laborales dedicadas a este trabajo, según un estudio de la firma Quantum.

Lo que vuelve más lentas a las áreas de RH es el papeleo que enfrentan diariamente, desviando su atención de otras actividades como:

• Procesos de reclutamiento adecuados

• Gestión de nómina optimizada

• Control preciso de vacaciones y faltas

• Preparación de capacitaciones relevantes

Hacer la transición digital significa fortalecer estos procesos que, la mayoría de las veces, llegan a caer en el descuido o en omisiones que repercuten en el detrimento de la organización y en la desmotivación de los colaboradores.

El tiempo que se ahorra permite a los departamentos ser más productivos confiando en la automatización de la información e impulsando procesos que antes requerían más trabajo.

 

Foco en la estrategia

Casi como regla, aquellas organizaciones que no cuentan con la digitalización de su área RH tendrán poco tiempo para manejar, discutir y aplicar estrategias a corto, mediano y largo plazo.

Pero, con la transición, estarán en condiciones de determinar qué se desea conseguir y cómo se llevará a cabo.

Para estas organizaciones la estrategia de crecimiento y mejoras ocupa un lugar permanente, gracias a que la información proporcionada conduce a establecer objetivos más claros en determinados plazos.

Los datos contenidos en los reportes automatizados permiten también anticiparse a los problemas que pueden presentarse por factores internos o externos a la organización.

El abanico de estrategias que abre la digitalización debe enfocarse en:

• Abrir nuevas oportunidades de negocio

• Fomentar el trabajo colaborativo

Eficiencia y rapidez en los procesos

• Fortalecer la cultura de la innovación

 

Reducción de errores

Los reportes de nómina son los ejemplos más representativos en los que un error humano puede generar malos entendidos y contaminar el ambiente laboral.

Estos reportes involucran el registro de días trabajados, en su caso las ausencias y bonos, pago del IMSS, pero sobre todo el cumplimiento en el pago de impuestos. Y es precisamente en este punto, por ejemplo, donde los procesos manuales llevan un alto riesgo, mientras que en un proceso digitalizado se reducen drásticamente.

La satisfacción de los colaboradores depende en buena medida de una reducción de errores: mientras menos tiempo se pierda en corregirlos, mayor impacto positivo se tendrá en los resultados.

 

Transparencia y seguridad

Los reportes automatizados no solo agilizan los procesos, sino que también hacen más transparente y segura la gestión del Capital Humano.

Un software de RH en la nube garantiza transparencia al dar acceso de la información a los colaboradores y líderes sin necesidad de acudir a un tercero.

Con este acceso se pueden descargar los recibos de nómina y conocer con exactitud cuáles son los días de vacaciones disponibles, por mencionar dos ejemplos.

Esta transparencia ofrece otros beneficios como:


Visualizar toda la información del colaborador

Transmitir los valores de la empresa

Acceso a los expedientes y evaluaciones

Además, existe la garantía de que los datos e información de toda la organización están seguros, gracias a los candados que protegen la confidencialidad y los reportes que se consideren sensibles.

Este es el momento de darle la espalda a los procesos manuales y automatizar los procesos de tu área de Recursos Humanos. No hay espacio para cometer errores que cuestan tiempo y recursos.

La automatización de reportes resultará en beneficios directos para tu compañía, pues llevará en el corto plazo a que los profesionales de RH y líderes ejerzan un papel más enfocado en la toma de decisiones, así como en las estrategias de retención de talento, análisis de información y desarrollo del personal y liderazgo.

Al final, ¿qué organización no se propone tener una mayor productividad, una agilización de tareas y una reducción de costos?

 



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Sophie
Hola soy Sophie la directora de Recursos Humanos de Worky