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Recursos Humanos

Control de asistencia de personal: ¿qué debes considerar?

Para tener un buen control de asistencia de personal, es cada vez más necesario encontrar soluciones que se adapten a tu empresa. Aquí te contamos más.


Tener un buen control de asistencia de personal cobra mucha importancia en este mundo post pandemia en el que las empresas han realizado cambios en las relaciones laborales, los cuales incluyen el trabajo híbrido y los horarios flexibles.
 
En este artículo te explicamos cómo un software de gestión del capital humano es la solución ideal para que lleves un control eficiente y organizado de tus colaboradores, así como una medición de su desempeño.

¿Qué es el control de asistencia?

Como su nombre lo dice, consiste en dar un seguimiento a la asistencia y ausencia del talento y tiene como objetivo principal tener un registro puntual del ingreso y salida de la jornada laboral de las personas que conforman los equipos de todas las áreas de tu empresa.
 
Toda organización tiene así a la mano los datos de los colaboradores que le sirven para conocer faltas, días económicos, vacaciones e incapacidades, entre otros.
 
Además, con estos datos no solo se realiza la nómina, sino que mantiene un historial completo de la productividad y eventualidades que pudieran presentarse alrededor de su jornada, ya sea por incumplimiento de las horas o, por el contrario, horas extras.
 
El capital humano, bajo el sistema de control de asistencia, previamente: 
 
  • Estableció un convenio de trabajo
  • Se comprometió a un calendario laboral
  • Tiene acuerdos con la organización 
Las condiciones y los horarios laborales varían de acuerdo con el tamaño, políticas y necesidades de las organizaciones, todo dentro del marco de la Ley Federal del Trabajo.
 
El control de asistencia de personal es una prioridad, pues con ello se fortalece la disciplina y el desempeño laboral de los equipos a fin de mejorar la productividad.
 
Si una empresa está dotada de tecnología para el control de entradas y salidas de los colaboradores, la gestión es mucho más sencilla y se reducen los márgenes de error.
 

Métodos para el control de asistencia laboral

Con el paso del tiempo se han identificado varios modelos para aplicar un sistema de control de asistencia en las organizaciones.
 
Sin embargo, todos ellos llegan a ser diferentes y no siempre responden a las necesidades actuales, pues si bien han sido útiles en algún momento, se han sumado nuevos factores, por lo que ha sido necesario modificarlos.
 
Existen al menos cinco modelos de control de asistencia de personal:
 
  • Registro en papel. Este es el más tradicional. Se basa en un libro de registros en papel en el que los colaboradores apuntan sus horas de entrada y salida acompañadas de rúbricas. Los reportes dependen principalmente de su honestidad y sinceridad. No interviene la automatización, por lo que es alto el riesgo de una alteración de los reportes.

  • Control con tarjetas. Este sistema llegó a tener una enorme presencia, pero hoy está prácticamente obsoleto por diferentes razones. La principal son los costos, pues implica gastos en papel (tarjetas), instalación y mantenimiento. A esto se le suma que, por la pandemia, muchas empresas no pudieron llevar un control eficiente y confiable de las asistencias. Las tarjetas lectoras con banda magnética y de proximidad, si bien son precisas en sus mediciones, también llegan a ser costosas para las organizaciones.
  • Lector de huellas digitales. Este es uno de los métodos más usados gracias a la velocidad de identificación del personal. Sin embargo, debido a las medidas sanitarias por la pandemia, el control de asistencia con el lector de huellas digitales se volvió poco recomendable debido a los contactos físicos. Sigue siendo uno de los métodos más eficaces debido a que se apoya en la tecnología de los datos biométricos. 
  • Informes Excel. Por años, el control de asistencia de personal en hojas de cálculo fue el preferido de las organizaciones, ya que en ellas se concentraban los datos completos de los colaboradores y equipos. Con el tiempo las hojas de excel fueron sumando datos de las personas. Sin embargo, mientras más información concentran, aumenta el riesgo de cometer errores en las plantillas. El trabajo híbrido representa también un reto para que las organizaciones se apoyen solo en las hojas de cálculo. 
  • Reloj checador digital. Es una de las herramientas más completas y eficaces que supera por mucho los informes excel, el control con tarjetas, huellas digitales y los registros de papel. Los colaboradores pueden notificar sus entradas y salidas desde cualquier espacio físico, sea adentro o afuera de la empresa con un clic desde el teléfono celular o computadora. Mediante una aplicación, el reloj checador digital se configura con un Código QR, con el ID del reloj biométrico o mediante la plataforma web. Con este se notifican las faltas y retrasos, además de llevar un control puntual de las horas trabajadas.   
La opción digital ha demostrado ser la manera más sencilla de llevar un eficiente control de asistencia de personal centralizado.
 

¿Por qué apoyarse de la tecnología?

La respuesta a esta pregunta es sencilla: existen herramientas digitales que se adaptan a las necesidades de las organizaciones que llevan un sistema de control de asistencia.
 
Si bien toda empresa tiene la libertad de elegir qué tipo de opción le conviene para llevar el control, está comprobado que el uso de plataformas digitales es el más adecuado, pues no solo simplifica los procesos, brinda transparencia y ahorra tiempo, sino que también centraliza la información con mínimos márgenes de error.
 
Un reloj checador digital tiene la capacidad de registrar desde la entrada y salida de los colaboradores y equipos hasta las ausencias y horas extra trabajadas.
 
Entre las ventajas que ofrece un reloj checador digital están:
 
 
  • Precisión. El control de entradas, salidas y ausencias lo ejecuta de manera automática. El monitoreo es en tiempo real y a la vista del área de RH y colaboradores.
 
  • Aumento de productividad. El ahorro de tiempo en la elaboración de nóminas, gestión de vacaciones, descuentos por ausencias, entre otros, se traduce en que el personal de RH se enfoque en otras actividades.  
  • Control centralizado de datos. Los datos registrados permiten al personal de RH almacenarlos en la nube por tiempo indefinido y que sean consultados a cualquier hora.
 
  • Seguridad. Todos los datos de los colaboradores quedan resguardados en la nube y bajo protección sin riesgo de pérdidas.
 
  • Evita el ausentismo. La recopilación de datos ofrece lecturas acerca de dónde se presentan la mayoría de las ausencias laborales. Esto ayuda a identificar en qué fechas se presentan más y cuáles son las principales razones de las ausencias. Esto lleva a tomar mejores decisiones.
El reloj checador de Worky es una solución más viable para un control de asistencia de personal seguro y confiable.
 
El software concentra todos los métodos de control, pues con sus herramientas ofrece desde un registro digitalizado de entradas y salidas, con sistemas biométricos, hasta hojas de excel digitales, y un control centralizado de todos los movimientos del personal, ya sea dentro o fuera del centro de trabajo.
 
Con una aplicación en el teléfono o en la computadora, el control de entradas y salidas de los trabajadores está al alcance a un costo muy bajo y con nulos márgenes de error. Es una herramienta necesaria y eficiente para ahorrar costos e incrementar la productividad.
 
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