Consejos para gestionar la política de vacaciones en tu empresa

Tener una política de vacaciones es fundamental, ya que te permite cuidar el capital humano al gestionar el tiempo que los colaboradores podrán tener días libres y descansar.

Sin embargo, implementarla correctamente representa muchas veces un reto para el área de RRHH porque implica tener mucha comunicación y coordinación entre las diferentes áreas de la organización. 

¿Qué debe incluir tu política de vacaciones?

Las vacaciones son un derecho laboral en México plasmado desde principios del siglo XIX. Están contempladas en la Ley Federal del Trabajo y van aumentando de acuerdo con la antigüedad de los colaboradores.

Así, el Artículo 76 establece que los colaboradores que tengan más de un año de servicio en la organización podrán gozar de seis días de vacaciones al año y así irán subiendo los días a medida en que sea mayor la antigüedad .

Este esquema es el que ha prevalecido en México llevándolo a ser uno de los países con menos días de vacaciones laborales a nivel global, de acuerdo con cifras de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE).

Como punto de comparación, después de México, las naciones con el menor número de días de receso son:

• Japón y Costa Rica, con 10
  
• Turquía, con 12

En el extremo opuesto están: 

• Reino Unido, Luxemburgo y Francia, donde los trabajadores tienen 28, 26 y 25 días de vacaciones, respectivamente.

La rigidez de esta ley ha llevado a que las organizaciones flexibilicen sus políticas de vacaciones. Además de que, actualmente se discute una ley que podría ampliar los días de vacaciones a 12 a partir del primer año.

Si bien toda organización debe cumplir con la LFT, muchas han implantado políticas propias y adaptadas a su entorno a fin de cuidar a su bien más valioso: el capital humano.

Una política de vacaciones flexible, además, tiene como objetivo obtener fidelidad y ofrecer reconocimiento a los colaboradores.

Entre las políticas de descanso que debe ofrecer una empresa están:

• Dar libertad de elegir fechas de vacaciones
  
• Conceder días personales
  
• Otorgar más días libres si se cumple con anticipación y bien el trabajo por objetivos

Todas las organizaciones están en su derecho de aplicar una política flexible en este rubro, siempre y cuando cumplan con las normas, nunca reduzcan el tiempo mínimo y lo pacten en común acuerdo con el colaborador.

No tener vacaciones laborales puede urgir en tu empresa, si sientes que hay múltiples errores simples en tu compañía puede ser por agotamiento laboral el cual previo a la pandemia existía en un 75% de la fuerza laboral. 

¿Qué dice la ley acerca de las vacaciones?

Además del Artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo que establece los días de vacaciones mínimos, también se menciona bajo qué condiciones se deben tomar las vacaciones.

Por ejemplo, los trabajadores temporales (Artículo 77) o que presten servicios discontinuos tendrán derecho a un periodo anual de temporada vacacional en proporción al número de días trabajados en el año.

Mientras que el Artículo 79 contiene una restricción que debe ser respetada por la empresa, pues indica que “las vacaciones no podrán compensarse con una remuneración”. 

El Artículo 80, a su vez, menciona que “los trabajadores tendrán derecho a una prima vacacional no menor de 25% sobre el salario que le corresponde durante el periodo de vacaciones”.

A esto se le agregan los permisos y días festivos de los que goza obligatoriamente el colaborador. 

Según el Artículo 74 de la LFT, los días festivos son: 

• Cada 1º de enero

• El primer lunes de febrero por el 5 de febrero

• El tercer lunes de marzo por conmemoración del 21 de marzo

• El 1º de mayo

• El 16 de septiembre

• El tercer lunes de noviembre por el 20 de noviembre

• Navidad, el 25 de diciembre

De ahí, la importancia de gestionar la política de vacaciones de una organización. Por ejemplo, algunas sí permiten acumular las vacaciones no disfrutadas para el siguiente periodo, pero otras, si no se disfrutan en el periodo correspondiente, los días desaparecen, con el objetivo de incentivar al personal a tomar su periodo vacacional en el tiempo previsto. 

Consejos para planearlas sin errores

El área de Recursos Humanos es la encargada de gestionar el procedimiento para solicitar vacaciones, siempre bajo el común acuerdo entre líderes de equipo y de los colaboradores. 

La mayor ventaja de que RH genere la política al respecto es que una organización planifique los objetivos de un año y establezca metas, así como ofrecer a los colaboradores mayor claridad sobre los tiempos disponibles de vacaciones.

Las políticas orientadas a vacaciones siempre deberán tener reglas definidas y comunicación clara. El manual de la organización debe enfocarse en el bienestar y satisfacción de los colaboradores y en evitar errores.

Estos son cuatro consejos básicos para gestionarla:

1. Mantener las reglas claras. El procedimiento para solicitar vacaciones debe ser claro y transparente para darle fluidez y fiabilidad. El calendario, las políticas de horario, permisos y vacaciones deben estar a la vista de todos. Hay que dejar en claro con cuánto tiempo de anticipación se deben solicitar las vacaciones; cuántos días seguidos pueden tomarse; en qué épocas del año no se autorizan; y qué departamentos o equipos no pueden irse a descansar al mismo tiempo.
   
   
2. Simplificar el proceso. Mantener un control de vacaciones es una labor permanente e indispensable. Generarlo mediante plantillas Excel es obsoleto y limitante, por lo que el área RH debe diseñar el formulario de vacaciones digitalizado bajo los lineamientos que el mismo departamento establezca y en comunicación con los jefes de equipos. Con un clic podrá armarse el calendario.
   
   
3. Dar mayor control a líderes y colaboradores. Los equipos deberán evaluar las fechas de vacaciones de cada año vinculándolas con las metas a cumplir por parte de cada departamento. Ambos necesitan claridad: las cabezas de equipo para saber qué días habrá ausencias por vacaciones y cubrir las necesidades y los colaboradores para saber de antemano qué días les corresponden. Las dos partes deben reportar debidamente el acuerdo al área de RH.
   
   
4. Centralizar las solicitudes. Un control abierto y transparente del área RH evita errores y falta de comunicación en la gestión de vacaciones. El que esta área sea la encargada de recibir y gestionar peticiones en coordinación con los líderes de equipo permitirá desde preparar la prenómina de vacaciones y ausencias hasta los días de feriados pagados o descansos indefinidos. Esto último ocurre cuando, en determinados períodos, los colaboradores deben usar sus vacaciones por el bajo volumen de trabajo.

Digitaliza la solicitud de vacaciones

Un área de RH se verá rebasada cuando se trate de aplicar una política de vacaciones si no cuenta con las herramientas adecuadas, tales como un software de RH.

La solución a todo el papeleo, trámites, calendarización, días pagados de vacaciones, entre otros, la tiene esta plataforma que automatiza periodos, solicitudes, permisos, días libres y, lo más importante, identifica empalmes de días.

La automatización simplifica todos estos procesos a fin de que las áreas de Recursos Humanos estén en condiciones de generar un manual para la gestión de vacaciones.

Entre las ventajas de digitalizar las vacaciones están:

• Claridad en definición de fechas 
  
• Visualización de ausencias en los departamentos con un clic
  
• Monitoreo en tiempo real de quién está de vacaciones o quien bajo la política de días personales
  
• Ahorro de tiempo
  
• Identificación de qué áreas necesitan refuerzos especiales por vacaciones

El software tiene además la capacidad de actualizar los movimientos cambiantes del personal y, a su vez, de retener el talento con una gestión transparente y disponible.

Una organización necesita apertura en su política de vacaciones y lo más indicado será siempre dotar al área de RH con un software que registre todas las incidencias.

Dar esta certeza a líderes de equipo y colaboradores con una plataforma digital como la de Worky no solo facilita la comunicación y coordinación de los diferentes departamentos con Recursos Humanos, sino que además agiliza la gestión de vacaciones, permisos y ausencias de todas las áreas.

Un software de RH brinda la confirmación de que tu empresa tendrá una buena planificación de los descansos, lo cual se traducirá en mayor certidumbre y confianza de los equipos.

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