Cálculo de nómina: consejos para evitar que las incidencias te detengan

El cálculo de nómina es una de las tareas más demandantes para cualquier empresa en términos de exactitud y por lo mismo, uno de los procesos que es indispensable automatizar conforme las organizaciones crecen.

En este artículo te contaremos qué se considera una incidencia y porqué es tan importante llevar un registro de ellas a fin de distribuir nómina sin complicaciones o errores que se traducen en costos.

¿Qué es una incidencia en nómina?

Se consideran incidencias a todas las situaciones que tienen repercusión en el cálculo de nómina de los colaboradores de una empresa. 

En cada periodo, las organizaciones documentan estos eventos para determinar el pago de los sueldos del periodo y emitir los recibos de nómina asociados a cada uno de los pagos que se realizan.

¿Qué tipos de incidencias existen?

1. Incidencias previstas. Son aquellas de las que la empresa tiene conocimiento antes de calcular la nómina.

2. Incidencias imprevistas. Son situaciones inesperadas que la organización debe registrar de cualquier manera en un formato de incidencias y ser tomadas en cuenta al momento de calcular el valor neto que se pagará.

Ejemplos de incidencias en la nómina

En la clasificación de incidencias previstas entran: permisos, vacaciones, faltas justificadas, horas extra, préstamos o adelantos salariales, vacaciones, incapacidades por maternidad o por lactancia.

Por otro lado, las incidencias que se consideran imprevistas son: días personales, retardos, faltas por enfermedad, accidentes o incapacidades más extensas derivadas de las mismas circunstancias. Todo esto debe entrar en el reporte de nómina.

Las incidencias más comunes en el cálculo de nómina

Dentro de las situaciones que generan incidencias en el cálculo de nómina de una empresa, se consideran: 

• Faltas. Según el artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo, una cantidad superior a 3 faltas de asistencias que no sean justificadas en un lapso de treinta días, podrían significar la baja de un colaborador.

• Retardos. Son las llegadas que exceden el tiempo de tolerancia establecido. Al momento de calcular nómina, cada empresa define qué número de retardos acumulados implica un descuento.

• Días personales. Son ausencias remuneradas que se acuerdan previamente, debiendo estar indicadas en el reporte de nómina. Generalmente, estos días se solicitan para hacer trámites o resolver situaciones personales de carácter urgente.

• Incapacidad por enfermedad o accidente. El trabajador recibe el 60% del salario registrado en el IMSS, siempre que cuente con la certificación de un médico.

• Incapacidad por maternidad. Es el derecho que tienen las madres a ausentarse del trabajo durante los 42 días anteriores y posteriores al parto, recibiendo su salario íntegro.

• Periodo de lactancia. Durante los seis meses luego del parto, las mujeres tienen derecho a dedicar dos periodos de media hora para amamantar a su bebé, o bien, a restar una hora de su jornada laboral.

• Vacaciones. Son los días de descanso remunerados a los que un colaborador accede transcurrido un año de antigüedad.

¿Qué incidencias son importantes para calcular la nómina?

Son todas aquellas que modifiquen las percepciones y deducciones en el salario de los colaboradores.

¿Cuáles son las diferencias entre nómina y pre- nómina?

La prenómina es un proceso en el que se recopila toda la información que pudiera incidir en el cálculo de la nómina y esta última, el registro del salario neto de cada uno de los colaboradores, que constará en el reporte de nómina.

¿Qué es la prenómina?

Se conoce como prenómina a la información que se recaba antes del cálculo de la nómina y que está compuesta por el número de asistencias, faltas, retardos, días festivos, permisos, descansos trabajados, tiempo extra, incapacidades y vacaciones, entre otros factores.

¿Qué es la nómina?

Es el cómputo final de percepciones y deducciones que determinan el salario de cada colaborador y que las empresas deben preparar antes de hacer llegar a los miembros de su equipo los recibos de nómina.

Formato de incidencias para calcular tu nómina

Un formato interesante que puedes implementar en tu empresa es la tabla de incidencias laborales. Esta herramienta ofrece ventajas como:

• Mayor transparencia.

• Reducción de errores en la nómina.

• Respaldo en caso de que fuera necesario presentar aclaraciones.

• Identificación de patrones y causas de las distintas incidencias.

• Detección de las incidencias más comunes en tu empresa.

Sistemas como el de Worky conectan al reloj checador con el registro de incidencias, generan la prenómina sin errores y te permiten distribuir nómina de manera automatizada.