¿Cómo hacer un mapa de procesos de Recursos Humanos?

El mapa de procesos de una empresa es una herramienta que recoge toda la información de los proyectos que se quieren desarrollar para así generar un plan estratégico. 

Es una estructura visual en la que se detallan los procedimientos necesarios para llegar a un objetivo, lo que permite que todos los participantes puedan entender los pasos a seguir de forma rápida y sencilla. 

El funcionamiento de toda empresa necesita de una hoja de ruta a fin de tener un funcionamiento eficiente y cumplir con los objetivos trazados para cada área.

Esto es precisamente el mapa de procesos: una representación gráfica y escrita o un diagrama de las múltiples actividades que desarrolla una organización tanto a nivel interno como externo a fin de permitir su correcto funcionamiento.

Se trata de una labor compleja que se hace con base en las necesidades, aportaciones y funcionalidades dentro de una organización que traza un plan estratégico y la interrelación de sus áreas. Es por eso que debe contener tres puntos en común en el que cada área debe definir sus:

• Interrelaciones

   

• Límites 

   

• Responsabilidades

Como este mapeo permite representar los procesos y sus conexiones, los líderes de equipos y colaboradores identifican más fácilmente las necesidades de la organización y relacionan unas tareas con otras según su ejecución planeada y estructurada. 

Existen diversos mapas de procesos y tu organización debe elegir el que mejor convenga a sus objetivos de productividad, ahorros y planes estratégicos.

Los hay desde tareas sencillas como la gestión de pagos (recepción, registro en el sistema e informe del mismo) hasta complejos como la mejora de procesos pasando toda una interrelación de numerosas áreas de la empresa. 

Pero uno de los mapeos más comunes y que nos atañe para este artículo es el de la selección de personal por parte del área de Recursos Humanos.

Este tipo de mapa se usa para adelantarse a las necesidades de contratación de profesionales durante la fase de reclutamiento.

Este proceso en sí parecería sencillo y rápido, pero se va haciendo complejo a medida en que la empresa crece y evoluciona dificultando la predicción de las necesidades futuras.

El éxito de este mapeo dependerá de que los profesionales de RH:

• Conozcan de manera precisa la función de cada departamento

• Tengan información integral del personal y sus tareas en sus respectivas áreas

• Cuenten con el perfil ideal del candidato a contratar

• Identifiquen los objetivos de cada departamento

Para crear un mapa de procesos efectivo en el área de Recursos Humanos es indispensable contar con un software que registre toda la información de manera digital.

Esta herramienta tecnológica abre el camino para que tu empresa siga una ruta correcta en el reclutamiento, selección y retención del talento. Todo de manera ágil y transparente.

Al hacer un mapeo de procesos, las compañías podrán:

• Detectar ventajas competitivas

• Identificar mejoras o correcciones, además de nuevas oportunidades

   

• Ubicar los roles clave en la organización

   

• Definir responsabilidades y funciones de cada colaborador

   

• Impulsar la productividad de colaboradores

   

• Determinar las necesidades actuales y futuras

• Mejorar la comunicación interna de la empresa

¿Cómo crear un mapa de procesos?

Debe tener una estructura básica y, a fin de que los líderes de las organizaciones clasifiquen los objetivos, deben basar sus diagramas en tres bloques:

• Estratégico. La organización se basa en este proceso para orientar todo el sistema a la mejora conjunta.

   

• Operativo. En éste se apoya para el desempeño del objetivo de negocio.

   

• De soporte. Es sobre el que se sustentan los dos anteriores a fin de darle coherencia a todo el conjunto de procesos de la empresa.

Al aplicarlo en el área de RH, debe tener una planeación clara a fin de cumplir con las metas proyectadas. 

Por ello, todo mapeo de procesos en una empresa debe ejecutarse a partir de cinco criterios:

1. Definir objetivos

Un proceso de reclutamiento no tendrá éxito si no se establecen propósitos claros de principio a fin. Los pasos a seguir van desde una revisión cuidadosa de los currículos hasta la entrevista a los mejores candidatos. Un mapa de procesos ayudará a identificar cómo será la contratación más ágil, económica y flexible de los candidatos. El reclutamiento de capital humano deberá hacerse según puntos establecidos por la organización, tales como qué perfiles se necesitarán a corto, mediano y largo plazo, cómo se proyecta el funcionamiento de la empresa en el futuro, entre otros.

2. Generar una lluvia de ideas

Los líderes de cada departamento deben aportar puntos de vista, muy en particular, sobre cómo la situación actual de los colaboradores se alinea con la visión a futuro de la organización. La lluvia de ideas debe tener como propósito identificar qué tipo de habilidades necesitan los equipos para alcanzar metas y cómo adecuar la estructura de cada área a fin de llegar a un objetivo común. Siempre serán bienvenidas las propuestas viables a fin de impulsar el crecimiento constante de la organización. La participación colectiva será un paso enriquecedor para la empresa en general.

3. Establecer una meta 

Es común que los líderes de cada área no siempre tengan en claro los pasos del mapa de procesos, principalmente en el área RH. Por eso es recomendable que se definan métricas para lograr objetivos y después hacer pausas. Esto último deberá servir para evaluar los avances y, posteriormente, se deberá seguir trabajando en los indicadores a fin de que los procesos de mejora nunca se detengan y vayan en la misma ruta que las metas generales de la organización.

4. Organizar los flujos de trabajo

Una vez que se reúnan las propuestas generadas en la lluvia de ideas de los líderes de los diferentes departamentos de la organización, se debe establecer en qué orden aplicarlas y cómo organizarlas. Los objetivos estarán perfectamente definidos y se tendrá claro que será lo primero y lo último que se ejecutará desde los diferentes niveles. Por regla, los flujos de trabajo tienen que ser claros y concisos para cumplir con los objetivos establecidos por la organización y quedar plasmados en los mapas de procesos.

5. Analizar los resultados 

Las estrategias y su aplicación no pueden quedar sin seguimiento. Por eso, al final de un proceso se deben observar los resultados obtenidos de acuerdo con las métricas previamente establecidas. Ninguna organización está exenta de retrasos o imprevistos en los flujos de trabajo, por lo que se debe tener la capacidad de resolver problemas con base en los registros obtenidos en los procesos. Es necesario revisar cada paso a fin de asegurarse un buen desempeño de las áreas.

El mapa de procesos es una herramienta con la que tu organización puede identificar qué procedimientos necesitan mejoras y automatizaciones.

Un software de Recursos Humanos es el paso necesario para que estas hojas de ruta cumplan con su objetivo de visualizar y aplicar el plan estratégico de tu negocio.

Puedes contar con la plataforma de Worky para esta tarea, pues se adapta al tamaño y necesidades de las empresas mexicanas.

Tu área de RH tiene un papel decisivo en el crecimiento de la organización, y desde ahí se podrán tomar las decisiones cruciales para cumplir con tu visión y estrategia.