Con el cierre de año, se acerca la planeación de presupuesto de Recursos Humanos y eso supone diferentes retos, considerando la situación actual.
La inversión destinada al área RH será vital, pues determinará el avance de los objetivos estratégicos de la organización.
En este artículo queremos contarte cuáles son los puntos básicos a tomar en cuenta para sacarle el mejor provecho.
Planear el presupuesto para esta área es una acción que no puede tomarse a la ligera. No se trata de solo asignar fondos. Es un proceso que implica analizar, identificar y pronosticar escenarios, eventualidades, necesidades y cambios dentro y fuera de la empresa.
Los fondos de Recursos Humanos deben incluir desde reclutamiento y selección de personal hasta salarios, capacitación, gestión de talento e, incluso, aplicación de estrategias de prevención de riesgos que fortalezcan el bienestar del capital humano. Es por ello, que tener un mal procedimiento de reclutamiento puede perjudicar a tu empresa.
Son tantos los factores que entran en juego para la planeación de presupuesto que hoy este proceso debe seguir pautas para que a finales de año se traduzca en una inversión exitosa y productiva que valore además la participación de la fuerza laboral dentro de la organización.
Los pasos para elaborar el presupuesto empiezan con cuatro acciones básicas:
Definir la situación de la empresa
Establecer objetivos
Distribuir presupuesto
Hacer revisiones constantes al interior de la empresa
Estas acciones deben ir necesariamente acompañadas de un análisis, identificación de problemas y consensos entre el área RH y las demás que conforman la organización.
Así, en la discusión para la elaboración del presupuesto se debe reunir información básica de la empresa como:
Estimación total del número de colaboradores
Tasas de rotación de colaboradores y datos salariales
Costo total de la nómina
Asesoría legal
Prevención del riesgo
Reclutamiento, selección y Employer Branding
Beneficios e incentivos
Eventos y comunicación interna
Programas de bienestar y salud
Programas de capacitación
Los líderes de departamentos serán los responsables de proporcionar toda la información actualizada e histórica de sus áreas, así como una estrategia con las metas por alcanzar.
Estos datos darán paso al contenido general del presupuesto de Recursos Humanos.
Son dos los más comunes que se usan para la planeación del presupuesto para RH:
Presupuesto Incremental. Toma como base la asignación de recursos más reciente y su ventaja es que ya tiene identificadas las partidas hacia las áreas, sin tener que destinar tiempo y esfuerzo en recopilar información. Además de analizar costos y beneficios de las actividades programadas para el año en cuestión, identifica gastos innecesarios para redirigirlos al crecimiento.
Presupuesto Base cero. A este hay que dedicarle tiempo y esfuerzo, pues, como su nombre lo indica, se calcula desde cero con un análisis profundo del costo de actividades y de lo que se necesita para cumplir puntualmente con los objetivos de la empresa. Todo gasto nuevo deberá estar debidamente justificado y de acuerdo con las estrategias proyectada.
Los presupuestos que otorgan las organizaciones a sus áreas RH varían de acuerdo al tamaño, sus necesidades e, incluso, sus objetivos estratégicos.
Si bien no existe una regla universal, el área RH debe tener una visión general de los gastos que se incluirán en el presupuesto anual a fin de mantener la productividad y mejorar el rendimiento.
El presupuesto debe incluir gastos para componentes clave, como:
Beneficios y compensaciones. Normalmente, este fondo es el de mayor gasto en RH, pues no solo incluye nóminas, sino también prestaciones, liquidaciones, impuestos, así como costos de salud, seguros y pensiones. Las organizaciones también deben considerar programas de compensación.
Reclutamiento y selección. Los colaboradores se van y hay que sustituirlos. Se deben calcular los costos de estos procesos que incluyen desde la promoción de nuevas plazas hasta los de averiguación de antecedentes. Es clave tener un fondo asignado a la contratación y a la gestión de talento.
Formación y desarrollo. Debe incluir los costos de capacitación, cursos de actualización y formación con gastos adjuntos como contratación de salones, pago de ponentes, etc.
Programas de salud y bienestar. Este es otro elemento importante en la planificación del presupuesto, ya que se destina a la seguridad de los colaboradores. Es clave revisar las políticas y los controles de seguridad, así como recomendar mejoras y formación.
Por otra parte, se recomienda establecer objetivos que conduzcan a un mejor entorno que fomente la salud laboral, ya que esta le brindará a tu empresa múltiples beneficios incluyendo una mayor fidelidad de parte de los colaboradores.
Almacenamiento de información y mantenimiento. El área RH necesita herramientas digitales para almacenar la información de su personal, de sus metas y lineamientos a seguir, además de brindar mantenimiento y actualización de sus software.
Es recomendable que las organizaciones ejerzan un presupuesto incremental para el siguiente año, es decir, tomando de referencia el presupuesto de personal del año previo.
No obstante, se deben considerar las nuevas regulaciones como la NOM 37 del teletrabajo, norma busca mejorar las condiciones de seguridad y salud de los colaboradores. La cual entrará en vigor en el primer semestre del 2023.
Los líderes de RH deben confirmar la importancia del departamento diseñando planes estratégicos para las diferentes áreas de la organización considerando desde la planificación de la sucesión de colaboradores hasta la del bienestar de los colaboradores, entre otros puntos.
La solución para ejercer un presupuesto exitoso que no solo mantenga a la organización lista para enfrentar estos retos sino también para ahorrar dinero es apoyándose en un software de gestión de Recursos Humanos como el que ofrece Worky.
Con esta automatización de procesos, las organizaciones obtienen grandes ventajas, entre ellas prevén cambios futuros en:
Mercado laboral
Relaciones laborales
Contexto legal en que se desarrolla la actividad económica
Un presupuesto mal planeado significa que el dinero puede acabarse más rápido de lo previsto en una organización.
También, que se derrochen recursos sin beneficios a cambio. Los presupuestos de RH son fundamentales para la empresa, pero a menudo se pasa por alto su importancia.
Por eso, la mejor manera de demostrar su valía es planificando un presupuesto que se ajuste a las necesidades y estrategias de la organización, y un software de RH tiene la valiosa capacidad de que las asignaciones estén encaminadas al éxito.
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