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Gestion Empresarial

¿Qué debe tener un software de nómina?

Un software de nómina automatiza un proceso que consume tiempo y energía de los profesionales de RH. Te decimos porqué lo necesitas y cómo elegirlo.


El proceso de nómina es uno de los que toma mayor tiempo al departamento de RH. Por esta razón, muchas organizaciones han optado por buscar soluciones digitales que les ahorren tiempo y les ayuden a optimizar el proceso de nómina.

Para escoger el software indicado es importante considerar diferentes factores a fin de obtengas los beneficios esperados y transformes las dinámicas de tu área de Recursos Humanos.

Un software de nómina agilizará este proceso y, con cifras comprobables llega a aumentar la productividad hasta en 40% y eso sin mencionar que sus procesos están libres de errores.

Sin embargo, para escoger la plataforma digital indicada debes considerar diversos factores, a fin de que obtengas los beneficios esperados y transformes así las dinámicas de tu área de Recursos Humanos.

En este artículo te explicamos qué es, cómo funciona, las razones por las cuales lo necesita tu empresa y cómo seleccionar el ideal.

¿Qué es un software de nómina?

La definición más precisa y clara es que representa una solución basada en la nube que gestiona, mantiene y automatiza los pagos a los colaboradores de una organización.

Hace algunos años, generalmente la información del pago a los colaboradores se guardaba de manera manual, lo que representaba un trabajo complejo que consumía el tiempo y la energía de los profesionales de RH, además de ser vulnerables a sustracción de datos.

 Actualmente estas plataformas tienen varias características comunes:

  • Reducen la carga laboral de las áreas RH

     

  • Tienen la capacidad de almacenar toda la información del desempeño laboral de las diferentes áreas de una organización

     

  • Calculan el salario de colaboradores incluidas deducciones, horas extra, vacaciones, impuestos y descuentos

     

  • Alertan a las organizaciones de cualquier tamaño para que cumplan con leyes fiscales y otras regulaciones financieras

  • Recuerda que muchos tienen particularidades, con sus ventajas y desventajas, y no todos se adaptarán a las necesidades de tu empresa.

¿Cómo funciona un sistema de nómina?

Considera primero que la nómina es una de las funciones cruciales -y más importantes- de una organización. 

Para su cálculo se necesita del trabajo conjunto y coordinado del departamento de Recursos Humanos con el de Finanzas y las diferentes áreas a fin de garantizar que los colaboradores reciban un pago justo y puntual por su trabajo.

No obstante, el procesamiento de las nóminas puede resultar complicado, especialmente para el equipo de RH, ante la cantidad de información que se almacena y si no hay un proceso de automatización.

El cálculo de la nómina, debe registrar, entre otros factores:

  • Asistencia del colaborador

  • Cumplimiento del horario de trabajo

  • Pago completo de horas trabajadas, más horas extra, compensaciones y vacaciones

  • Descuentos por faltas o sanciones

  • Omisiones de entrada y salida

  • Pago de impuestos

  • Pago por la seguridad social (IMSS, ISSSTE, Infonavit, Afore)

La llegada de la tecnología ha facilitado todo este procesamiento de datos y aliviado la carga de trabajo de las áreas de RH, gracias a la automatización de tareas y a su capacidad de almacenamiento de información. .

Además, un software para gestionar nóminas reduce errores e intromisiones, gracias al control integral y a sus candados de seguridad.

Señales de que necesitas un software de nómina

Durante muchos años, las áreas de RH de las empresas recurrían a las hojas de cálculo para generar su sistema de nómina global, con una alta probabilidad de cometer errores y causar inconformidad entre los colaboradores.

Entre los errores más comunes del cálculo manual están:

  • Pagos incompletos de la jornada laboral

  • Omisión de pagos adicionales de horas extra y permisos

  • Variaciones inexplicables en el pago de impuestos

  • Pagos a personal equivocado

  • Retrasos en los días de pago

A todo esto, se le suma el enorme desgaste y horas de trabajo que dedica el personal del área de RH. A mayor agotamiento, más alta la probabilidad de cometer errores.

La mejor herramienta para generar recibos de nómina es la digitalización, pues garantiza que los colaboradores reciban su remuneración precisa y puntual (con depósito directo, tarjeta de pago o cheque), además de que está abierta a consultas para cualquier aclaración o duda.

Un software de nómina para empresas tiene como gran ventaja el ahorro de tiempo para los profesionales de Recursos Humanos y la reducción de los márgenes de error.

¿Qué considerar para elegir uno?

En la transición hacia la digitalización de tu área de RH debes analizar a fondo qué características y precios son los que más convienen a tu empresa.

Contesta preguntas como: ¿qué información meter en la nómina para que esté más completa?, ¿cómo reducir a cero los errores en el pago del salario?, ¿cómo estar al tanto de los pagos de impuestos, IMSS, etc.? 

Son muchas las ventajas que ofrece un sistema de nómina en línea, pero debes optar por los que:

  • Sean fáciles de usar para colaboradores con interfaces simples y seguras, sin necesidad de dominar sistemas complicados

     

  • Resulten accesibles para el personal de RH y colaboradores desde cualquier dispositivo

     

  • Protejan los datos de toda la plantilla con una plataforma que garantice esa seguridad en la nube

     

  • Ahorren tiempo y liberen de carga a personal de RH

     

  • Den seguimiento puntual a las horas trabajadas

     

  • Automaticen los historiales

En la decisión por un sistema de nómina, las organizaciones como la tuya también deben tener presente que las necesidades y legislaciones cambian, por lo que es importante que estén actualizados.

Tipos de software de nómina 

Las organizaciones tienen varias opciones de softwares de Recursos Humanos en el mercado y que responden a diferentes necesidades.

Un software como el de Worky tiene la capacidad de procesar de manera puntual y sin errores la pre nómina, lo cual permite una gestión más controlada y eficiente.

Actualmente, existen diferentes tipos de software de RH en el mercado y estos son los más comunes:

  1. Gestión de salario y nómina. Es un programa de nómina y seguros que simplifica los procedimientos administrativos y contables con la gestión de nómina y pagos de seguridad social. Registra ausencias, envía automáticamente las nóminas, transfiere salarios y todas las declaraciones sociales.

  2. Control de horario. El software de control de horario automatiza la gestión de tiempo del trabajo dando seguimiento a las horas laboradas llevando un riguroso registro digital, con mínimos márgenes de error, para revisar las horas de entrada y salida de tus colaboradores, revisa el software reloj checador.

  3. Reclutamiento. Se enfoca en la contratación de personal en todo su proceso, desde la búsqueda de talentos hasta la incorporación de nuevos colaboradores. Sus soluciones abarcan desde ofertas de trabajo hasta detección de talentos dentro y fuera de la organización.

  4. Learning Management System (LMS). El Sistema de Gestión de Aprendizaje es una herramienta digital enfocada en la gestión de competencias de colaboradores y recursos en su capacitación. Aporta un espacio virtual a fin de que el talento pueda capacitarse de acuerdo con las necesidades de la organización.

No todos los softwares de nómina en el mercado son flexibles para satisfacer las necesidades de las organizaciones ni se adaptan rápidamente a las circunstancias cambiantes, como en la legislación laboral, y terminan reflejando inconsistencias en el pago de nómina.

Es muy importante que tu software tenga la capacidad de adaptarse a lo que tu empresa requiere y se actualice constantemente a los cambios internos y externos a fin de que el área de Recursos Humanos genere la prenómina ahorrando tiempo y recursos en beneficio del capital humano.

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